Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Российские депутаты и общественность уже неоднократно поднимали вопрос полного отказа от трудовых книжек, но по состоянию на 2016 год это предложение так никем серьезно и не рассматривалось. Поэтому правила оформления и заполнения трудовых книжек должен знать каждый предприниматель и каждый сотрудник отдела кадров, который занимается приемом новых сотрудников. В нашей статье вы узнаете о том, как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу, как вести данный документ и вносить в него соответствующие изменения.

Введение

Когда сотрудник устраивается на работу, то он передает свою трудовую книжку новому работодателю. Данный документ хранится именно у него. Работодатель после приема на работу ставит соответствующую запись в документ и отдает ее на руки сотруднику только после расторжения с ним трудовых отношений.

Трудовая книжка — важный и ответственный документ

Предпринимателям и работодателям необходимо очень внимательно относиться к заполнению книжки и знать все нюансы ее оформления. Любая ошибка может привести к тому, что запись будет незаконной. Вид и содержание записи напрямую зависит от компании и должности, на которую принимается сотрудник.

При приеме на работу кадровику нужно ознакомить нового сотрудника с правилами, действующими на предприятии, с трудовым распорядком и различными нюансами. После этого работник отдела кадров приступает к заполнению всех необходимых документов. Неопытные сотрудники часто допускают ошибки при заполнении, что приводит к достаточно серьезным последствиям. Поэтому правила заполнения нужно не только знать, но и придерживаться их.

Как правильно заполнять

Если у работника еще нет книжки, то вы берете пустой бланк и на заглавном листе пишете ФИО сотрудника, его дату рождения, специальность и образование. Если у сотрудника уже есть книжка, то вы проверяете совпадение его паспортных данных со вписанными. Затем вы должны найти приказ о приеме сотрудника на работу и его трудовой договор. В левом столбике трудовой указывается номер вашей записи (если запись первая – то 1, если там уже что-то вписано, то к последней добавляете 1).

Если записей в книге еще не было, то вы делаете ее на первой строчке. Если записи уже были, то отступаете от предыдущей одну строку. Это обязательное условие – соблюдайте его. Во втором столбике вы указываете дату внесения записи (день официального приема на работу). Затем в широкой строке указывается должность сотрудника и полное название организации (так, как она обозначена в документах). Здесь же указывается внутренний номер приказа о зачислении сотрудника и дата его опубликования. Когда данные внесены, вы ставите сверху печать (при наличии) и передаете документ руководителю на подпись (или главе отдела кадров). Предприниматели подписывают ТК сами. После этого сотрудник считается официально принятым на новое рабочее место, ему начисляется заработная плата и выплачиваются налоги.

Первая страница заполняется кадровиком, а не самим работником

Какие даты ставить?

Очень часто начинающие кадровики не знают, как заполнить трудовую книжку правильно и какую именно дату ставить в документах. Здесь может быть два варианта:

1. День заполнения и подписания трудового договора.
2. День, когда договор вступает в силу (к примеру, он был составлен 31 декабря, но официально сотрудник выходит на работу только 14-го января).

В большинстве случаев применяется первый вариант, а трудовая оформляется через несколько минут после подписания трудового договора.

Теперь разберем вопрос по поводу печати. Многие ИП не имеют ее, поэтому ставить печать необязательно. Но для остальных организаций это необходимо. Печать – это перестраховка от того, что сотрудник не вписал сам себя на новую работу, что он действительно работал у вас и получал заработную плату. Некоторые организации вместо печати используют собственные голограммы, которые являются более современной защитой от мошенничества.

Нужно ли указывать нюансы трудоустройства?

Еще один важный вопрос, который часто задают молодые кадровики – нужно ли указывать в книжке ставку или заработную плату сотрудника? Ответ прост – нет, ничего кроме указанных выше данных в документ не добавляется. Не нужно добавлять в книжку данную информацию – следующий работодатель может просто не принять ее и сотруднику придется переоформлять все записи заново. Единственное изменение в форме заполнения возможно при приеме на работу генерального директора. В этом случае вам нужно будет указать не номер приказа о его назначении, название документа, в котором прописано решение учредителя (или всех учредителей) фирмы. При приеме на работу водителя не нужно вписывать в ТК марку и модель автомобиля, на котором он будет ездить. Никакие дополнительные данные в нее не вносятся. А вот справку о прохождении медосмотра вам придется проверить, и только после этого приступить к заполнению документов.

Правильный пример заполнения трудовой книжки

При временном оформлении также делается соответствующая запись. Вы просто указываете в ней, что сотрудник поступает на временную работу согласно такому-то приказу. В будущем, если он переходит на постоянную работу, то издается новый приказ и делается соответствующая запись в трудовой.

Частные случаи

Согласно законодательству, оформление трудовой книжки делается при официальном приеме на работу. Данный документ оформляется на основании приказа о зачислении сотрудника. По закону бланк трудовой должна приобретать организация, которая оформляет рабочего, но на практике обычно этим занимается сам соискатель (книжка покупается один раз). При заполнении необходимо быть очень внимательным и проверять каждую букву – любая ошибка может вести к аннулированию всей ТК.

1. Если соискатель принимается по срочному договору, то это также указывается при заполнении книжки вместе с номером договора.
2. Если сотрудник поступает к вам по переводу, то это обязательно указывается в соответствующей третьей графе. Здесь пишется должность, на которую заступает соискатель, откуда он переводится и на каком основании. При переводе внутри предприятия на одну и ту же должность записи обычно не делаются.
3. При приеме по совместительству делается соответствующая запись. В третьей строке обязательно указывается данная информация и номер приказа.

Обратите внимание: не нужно пытаться уместить запись в одну строку. Вы можете использовать любое количество строк, переносить слова и ставить одну или более печатей (к примеру, отдела кадров и самой организации).

Исправление записей

Изучая примеры заполнения трудовой книжки, вы обратите внимание на то, что в некоторых случаях в них могут быть исправления. Этого необходимо избегать, но все же ошибки не всегда критичны. Нельзя допускать ошибок при первом заполнении – ФИО, специальность и дата рождения, специальность и первая должность. Если на этом этапе была допущена ошибка, то бланк лучше заменить.

Запрещается использовать для внесения исправлений корректоры или ластики – такая ТК будет аннулирована. Если ошибка была допущена в одной из дат (к примеру, сотрудника приняли по приказу 25 августа, а в книжке указали 23), то допускается зачеркивание и переписывание. Если ошибка в двух датах, то исправлять ее нельзя – придется заводить новый бланк.

Следите за правильностью заполнения трудовой, иначе ее придется менять

Правда, есть одна хитрость. Вы можете внести новую запись (ставите новый порядковый номер, дату и пишете в третьей графе, что предыдущая запись была ошибочна). После этого вписываете правильные данные. В них ошибиться или допустить помарку нельзя, иначе бланк будет полностью испорчен.

Подобным образом можно исправить любую неверно сделанную запись. Вам достаточно будет создать новый пункт и указать в нем, что предыдущая запись является ошибочной. После ошибочной записи вставляется настоящая, с печатью и подписью ответственного лица.

Обратите внимание: в ТК есть соответствующий раздел, в который вносится информация о поощрениях работника. К поощрениям относятся не премии, а полученные награды или дипломы, оформленные согласно коллективному договору или по внутренним регламентам компании.

Поощрение заполняется так же, как и обычная запись – сначала порядковый номер, затем дата, тип награждения и данные о том, на основе чего была сделана запись. Необходимо понимать, что в трудовую вносятся только те приказы, которые назначены по официальному приказу, а не все подряд.

Если происходит переименование, то в ТК проставляется пометка о том, что компания теперь называется по-другому. В записи также должен присутствовать номер документа и его название о переименовании компании. Если трудовая книжка заканчивается, то в нее подшивается специальный вкладыш. Обычно он подшивается в конце, он имеет собственный номер и серию, и пометка о его вшивке делается на заглавном лице. Порядковые числа продолжают вестись, а не начинаются заново.

Вот все сведения, которые вам необходимо знать при оформлении ТК. Выше мы привели несколько реальных образцов заполнения трудовой книжки при приеме на работу – они помогут вам разобраться, как вносятся правильные записи. Старайтесь заполнять ТК максимально аккуратно, не допуская ошибок и помарок.