Акт о невыходе на работу сотрудника: образец

Если человек не явился на работу, то его начальство должно документально зафиксировать это факт. Для этого оформляется акт о невыходе на работу сотрудника. Он документирует неявку человека по неизвестной на момент составления бумаги причине и оформляется только в той ситуации, когда отсутствующий работник не предупредил свое начальство о том, что в конкретный день он не будет присутствовать на работе по определенной причине.

Создание комиссии для составления акта о невыходе

Если по прошествии времени, работодателем будет выяснено, что человек отсутствовал по уважительной причине, то документ передается на хранение в архив предприятия. В противной ситуации он является поводом для составления акта о прогуле, на основании которого к отсутствующему работнику могут быть применены меры наказания.

Общие положения

Прежде чем оформлять акт, подтверждающий отсутствие человека на рабочем месте, непосредственный начальник сотрудника должен с ним связаться с целью выяснения причины невыхода.

Если невозможно определить местонахождение человека или причину его отсутствия нельзя идентифицировать как уважительную, то начальство должно составить докладную записку по сложившейся ситуации на имя руководителя субъекта хозяйствования. В ней должны быть отражены действия, направленные на получение информации о причине невыхода человека, а также их результаты. После рассмотрения докладной записки работодателем, им должна быть нанесена на документ резолюция, которая будет основанием для составления акта. Если отсутствующий человек находится в прямом подчинении директора, то для оформления документа, фиксирующего его отсутствие, руководителем должно быть составлено распоряжение, в котором отображены подробности происшествия и принято решение о необходимости составления акта.

Предупреждение нарушений трудового распорядка

С каждым человеком, с которым оформляется трудовое соглашение, необходимо проводить инструктаж, тематика которого заключается в положении регламента трудового распорядка, в применяемых мерах наказания за нарушение работы и в порядке действий в случае обстоятельств, ставших причиной невозможности выхода на работу.

Начальству необходимо донести до сведения работников, что прогул считается нарушением трудового режима, а при выяснении, что человек не явился на рабочее место по неуважительной причине, к нему применяется дисциплинарное или финансовое взыскание. В инструктаж желательно включить перечень причин, отнесенных к категории уважительных, а также контактные данные непосредственного начальника, которого следует уведомлять о непредвиденных событиях, ставших причиной невыхода на работу.

Акт о невыходе

После завершения ознакомительной беседы, рекомендуется зафиксировать факт ее проведения росписью работника в специальном журнале. Такое решение позволит работодателю избежать впоследствии неприятных событий, связанных с разбирательствами, обусловленными претензиями сотрудников о примененных мерах наказания за нарушения трудовой дисциплины, с регламентом которой их якобы не знакомили.

Кто составляет акт

Акт составляется начальником отдела, в подчинении которого находится нарушитель. На некоторых предприятиях его оформление может быть доверено секретарю, кадровому работнику или юристу. Для оформления акта создается комиссия, в минимальном составе два специалиста. После составления документа, они своими подписями удостоверяют факт отсутствия сотрудника на работе.

Действия руководства

Неявка на работу фиксируется в табеле учета рабочего времени. До выяснения причины отсутствия человека на месте выполнения должностных обязанностей, напротив его фамилии отображается отметка «НН» или цифровой код «30».

Уведомление о необходимости объяснения ситуации

При ручном ведении табеля, отметки необходимо делать карандашом, чтобы впоследствии их было легко откорректировать. Компьютерный учет значительно упрощает процедуру, поскольку в текстовых документах при необходимости несложно внести корректировки.

Если работодатель не уверен в том, что работник болеет или в том, что причина его отсутствия является уважительной для отсутствия на рабочем месте, то акт о невыходах ему придется составлять каждый день. По итогам недели оформляется обобщающий документ.

По адресу проживания отсутствующего работника необходимо выслать письмо с уведомлением, в тексте которого отражается просьба пояснить причину невыходов. Этот документ будет являться доказательством в судебной инстанции о примененных лояльных мерах урегулирования ситуации. В законе отсутствуют положения, регламентирующие порядок действия работодателя в такой ситуации, поэтому каждый руководитель субъекта хозяйствования вправе его устанавливать самостоятельно.

Как составить акт о невыходе на работу сотрудника, образец

Приказ о применении мер взыскания за невыходы

Документ составляется в двух экземплярах, каждый из которых заверяется живыми подписями членов комиссии. Отсутствует регламентированная форма для заполнения документа, поэтому он может быть составлен в произвольной форме. Чаще всего, ответственные работники на предприятии по распоряжению его руководителя, самостоятельно разрабатывают шаблон для использования внутри предприятия.

Документ может быть оформлен на фирменном бланке предприятия или на обычном листе бумаги без идентификации, свидетельствующей о принадлежности документа к конкретной организации. Он составляется от руки или формируется в текстовом файле и распечатывается с компьютера. Единственным требованием к документу является четкое изложение факта отсутствия человека на рабочем месте.

Образец акта прогула работника

Акт имеет стандартную форму и составляется в соответствии с общепринятым порядком, актуальным в сфере делопроизводства. Документ состоит из следующих разделов:

• заголовок;
• параметры составления документа;
• текстовая часть;
• подпись членов комиссии.

Заголовок пишется в верхней части листа. Ниже его указывается населенный пункт, в котором оформляется документ, дата и точное время его составления.

Несмотря на то что факт неявки фиксируется в свободной форме, необходимо придерживаться общепринятых требований, соблюдение которых позволит учесть все нюансы и исключить недоразумения, обусловленные неполным изложением происшедшего.

В документе должны присутствовать персональные данные человека и его занимаемая должность, от лица которого он заполняется. В нем необходимо указать идентифицирующую информацию о свидетелях, которые могут подтвердить, что конкретный работник отсутствует на рабочем месте. Свидетелями могут быть любые сотрудники, осуществляющие деятельность на том же предприятии, что и отсутствующий человек.

После отображения даты, в которую было отмечено отсутствие сотрудника на месте выполнения должностных обязанностей, указываются его должность, персональные данные и регистрационные сведения о заключенном трудовом договоре. Рекомендуется упомянуть о том, что были применены меры, направленные на выяснения обстоятельств невыхода. Если причина невыхода была определена начальством, то в акте ее нужно раскрыть и обосновать отнесение ее к неуважительной категории.

Объяснительная записка

В последней части документа отображаются подписи свидетелей и членов комиссии. При составлении перечня лиц, имеющих отношение к оформлению документации, необходимо указывать их идентифицирующую информацию. Поскольку акт о невыходе или о прогуле относится к категории внутреннего документа, то заверять его печатью необязательно.

Что делать после составления акта

К каждому акту прикладывается объяснительный документ, составленный нарушителем. Она является основанием применения работодателем мер взыскания или принятия им решения оставить ситуацию без внимания ввиду идентификации причины отсутствия на рабочем месте как уважительной.

Если директор принимает решение о применении наказания, то необходимо составить внутреннюю распорядительную документацию о дисциплинарном взыскании или об увольнении по причине нарушения регламента трудового распорядка. Если сотрудник представил на рассмотрение руководителя документы, подтверждающие обстоятельства, при которых он никак не мог явиться на работу, и которые идентифицируются как уважительные, то он не привлекается к ответственности и может на законных основаниях приступить к выполнению должностных обязанностей.