Договор оказания услуг с фрилансером — как не попасть на штрафы от налоговой.
- Налоговая ответственность (ст. 122 НК РФ): Штраф 40% от суммы неуплаченных налогов и взносов (за умышленное занижение базы).
- Административная ответственность (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ): Штраф на юрлицо от 50 000 до 100 000 руб. за каждого неправильно оформленного сотрудника.
- Пени (ст. 75 НК РФ): 1/300 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки (для юрлиц ставка может вырасти до 1/150 с 31-го дня).
Трудовой договор vs. Договор гпх. 10 ключевых отличий, на которые смотрит инспектор
Чтобы понимать логику инспектора, нужно знать базу. Налоговая руководствуется Письмом ФНС от 15.04.2022 ЕА-4-15/4674, где четко прописаны критерии подмены трудовых отношений. Главное отличие юридически: Трудовой договор регулируется ст. 56 ТК РФ (функция, подчинение), а ГПХ — гл. 37 и 39 ГК РФ (подряд и возмездное оказание услуг, где важен овеществленный результат).
Ниже представлен компаративный анализ ключевых условий, основанный на судебной практике (в т.ч. Постановление Пленума ВС РФ от 29.05.2018 15):
| Критерий сравнения | Трудовой договор (ТД) | Договор ГПХ (Фриланс) |
|---|---|---|
| Цель работы | Процесс (выполнение функции) | Результат (конкретный продукт) |
| Оплата | Зарплата 2 раза в месяц в одни даты | Вознаграждение по факту (после Акта) |
| График | Строгий (ПВТР, с 9 до 18) | Свободный (главное — срок сдачи) |
| Рабочее место | Обеспечивает работодатель (офис, ПК) | Исполнитель работает где хочет и на чём хочет |
| Риски и ответственность | Ограниченная материальная ответственность | Полная имущественная ответственность за результат |
| Гарантии | Отпуск, больничный, декрет | Отсутствуют (если не прописаны в договоре) |
- Процесс или результат. По трудовому договору важен сам процесс работы, выполнение определенной функции. Человек ходит на работу, что-то делает. По ГПХ важен только конечный, измеримый результат. Написанный текст, созданный сайт, проведенная фотосессия.
- Оплата. Сотрудник получает зарплату регулярно, обычно два раза в месяц. Фрилансер получает вознаграждение по факту сдачи работы, после подписания акта. Никаких авансов и зарплат.
- График работы. У сотрудника есть график: с 9 до 18, обед с 13 до 14. Фрилансер сам решает, когда ему работать — хоть по ночам. Его не должно касаться ваше внутреннее расписание.
- Рабочее место. Компания обязана предоставить сотруднику рабочее место, компьютер, стол. Исполнитель по ГПХ работает где хочет и на чем хочет. Вы не можете требовать от него присутствия в офисе.
- Подчинение. Работник подчиняется руководителю и внутренним правилам компании (ПВТР). Исполнитель вам не подчиняется, он — ваш равноправный партнер по договору. Он не обязан слушаться вашего начальника отдела.
- Социальные гарантии. Отпуск, больничный, декрет — это все про трудовые отношения. У фрилансера этого нет. Если вы в договоре пропишете что-то про оплачиваемый отпуск, считайте, вы сами себе подписали приговор.
- Инструменты и материалы. Для выполнения работы сотруднику все предоставляет работодатель. Фрилансер, как правило, использует свои собственные инструменты: свой ноутбук, свой софт, свою фотокамеру.
- Должность. В трудовом договоре всегда есть должность согласно штатному расписанию. В договоре ГПХ никаких должностей быть не может. Он не «дизайнер», а «исполнитель, который обязуется разработать дизайн-макеты».
- Срок договора. Трудовой договор чаще всего бессрочный. Договр ГПХ всегда заключается на выполнение конкретного, конечного объема работ. Проект закончился — договор прекратился.
- Ответственность. Сотрудник несет ограниченную материальную ответственность. Фрилансер же рискует по-полной, он отвечает за некачественный результат и может быть обязан возместить убытки.
Предмет договора. Как правильно сформулировать задачу, чтобы не описать трудовую функцию
Это, пожалуй, самый важный и самый скользкий момент. Я постоянно вижу в договорах, которые приносят на проверку, эту ошибку. В предмете пишут что-то вроде: «Исполнитель обязуется оказывать услуги маркетолога». Все. Это провал. Слово «услуги маркетолога» описывает трудовую функцию, процесс, а не результат.
Что делать? Формулировать предмет максимально конкретно, с упором на овеществленный, измеримый результат, который можно принять по акту. Не «оказывать услуги по написанию текстов», а «написать 5 статей для блога на темы, указанные в Техническом задании (Приложение 1)». Не «выполнять функции системного администратора», а «провести настройку серверного оборудования согласно Техническому заданию и сдать результат по акту».
Понимаете разницу? В первом случае вы нанимаете человека на должность, во втором — заказываете конкретный резульат. Правильно сформулированный предмет — это, пожалуй, половина успеха в теме о договоре оказания услуг с фрилансером: как не попасть на штрафы от налоговой. Всегда задавайте себе вопрос: «Что я получу в конце? Могу ли я это пощупать, увидеть, проверить и подписать акт о том, что работа выполнена?». Если ответ «да», вы на верном пути.
Сроки и порядок оплаты. Избегаем 'зарплатных' формулировок
Еще одна мина, на которой подрываются девять из десяти компаний, — это порядок оплаты. Как только инспектор видит в договоре фразу «оплата производится два раза в месяц, 5 и 20 числа» — все, считайте, что вы сами подарили ему главный козырь. Это же чистой воды зарплатная схема. Регулярные платежи в фиксированные даты — это признак трудовых отношений, железобетонный.
Как правильно? Оплата должна быть привязана исключительно к результату.
Формулировка в договоре должна быть юридически безупречной. Используйте этот шаблон для раздела «Порядок расчетов»:
3.2. Основанием для оплаты является отсутствие мотивированных претензий Заказчика к качеству результата работ, зафиксированное в Акте.»
Такая конструкция (ст. 711 ГК РФ) полностью снимает риск признания выплат «зарплатными», так как жестко привязывает деньги к факту сдачи результата, а не к календарному периоду.
Вот безопасная схема работы:
- Выполнил часть работы (или всю работу) — составили акт сдачи-приемки.
- Вы подписали акт, подтвердив, что результат вас устраивает.
- Только после этого вы перечисляете вознаграждение. Например, «в течение 5 банковских дней с момента подписания Сторонами акта».
ВАЖНО: Никогда не платите в дни зарплаты!
Если вы платите штатным сотрудникам 10-го и 25-го числа, никогда не переводите деньги фрилансерам в эти же даты. Для налогового мониторинга совпадение дат выплат и одинаковых сумм (например, ровно 50 000 руб. три месяца подряд) — это автоматический триггер для проверки. Платите в случайные даты, привязанные к подписанию Акта выполненных работ.
Права, обязанности и ответственность. Подчеркиваем самостоятельность
В трудовом договоре у нас есть работник, который обязан подчиняться, и работодатель, который обязан обеспечить условия труда. В договоре ГПХ у нас два равноправных партнера. И это должно красной нитью проходить через весь текст вашего документа.
Что это значит на практике? Забудьте про фразы вроде «Исполнитель обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка». Какие еще правила? Он независимый подрядчик. Он сам решает, как ему строить свою работу для достижения нужного вам результата. Вы не можете его оштрафовать за опоздание в офис, потому что его вообще не должно быть в офисе.
Зато вы можете и должны прописать его ответственность за результат. Если штатный сотрудник допустил ошибку, его можно лишить премии. Если фрилансер сорвал сроки или сдал некачественную работу, он должен нести финансовую ответственность. Пропишите в договоре неустойку за просрочку сдачи работы. Пропишите обязанность за свой счет устранить недостатки. Это подчеркивает его предпринимательские риски, его самостоятельность. Он не ваш подчиненный, он контрагент, который отвечает за итог своего труда собственным рублем.
Опасные формулировки. Стоп-слова для вашего договора
Есть слова-маркеры, которые для инспектора как красная тряпка для быка. Увидев их в договоре оказания услуг, он с большой вероятностью начнет копать глубже. Вот мой личный топ-лист таких слов, которые нужно выжигать каленым железом:
- Зарплата, оклад, аванс — заменяем на «вознаграждение», «сумма по договору», «предоплата».
- Должность (дизайнер, копирайтер, программист) — заменяем на «Исполнитель». А что он делает, описываем в предмете договора.
- Рабочее место, офис — убираем. Исполнитель работает там, где ему удобно.
- График работы, рабочее время — убираем. Он сам планирует свое время.
- Подчиняется (начальнику отдела, директору) — заменяем на «Стороны координируют ход выполнения работ».
- Командировка — если исполнителю нужно куда-то ехать, это «поездка, необходимая для выполнения работ». Расходы на нее либо заранее закладываются в общую сумму вознаграждения, либо компенсируются отдельно на основании подтверждающих докумнтов.
- Отпуск, больничный — даже не думайте упоминать об этом.
Просто пройдитесь по своему шаблону договора и проверьте его на наличие этих слов. Их там быть не должно. От слова «совсем».
Не договором единым. Роль техзадания и акта
Многие предприниматели думают, что подписали договор — и можно расслабиться. Это огромное заблуждение. Сам по себе договор — это лишь декларация о намерениях. А вот как ваши отношения выглядели на самом деле, налоговая будет судить по другим бумагам. И главные из них — это техническое задание (ТЗ) и акт сдачи-приемки.
Техническое задание — это приложение к договору, где вы максимально подробно описываете, какой результат вам нужен. Не «сделать сайт», а «разработать сайт-визитку из 5 страниц (Главная, О нас, Услуги...) со следующими функциональными блоками...». Чем конкретнее ТЗ, тем очевиднее, что вы заказывали не процесс, а результат.
Акт сдачи-приемки — это ваш щит. Этот документ фиксирует, что исполнитель свою задачу выполнил, а вы результат приняли и претензий не имеете. Именно дата подписания акта является основанием для оплаты. Нет актов? Регулярные платежи есть? Для налоговой картина ясна: вы платили не за результат, которого документально нет, а просто зарплату. Поэтому правило простое: нет акта — нет оплаты. И храните эти акты как зеницу ока.
Статус исполнителя. ИП, самозанятый или просто физлицо
А теперь о том, с кем работать безопаснее всего. Вариантов у вас три, и они сильно различаются по уровню риска.
- ИП (Индивидуальный предприниматель). Отличный вариант. Вы работаете с другим субъектом предпринимательской деятельности. Он сам платит за себя налоги и взносы. Ваши риски переквалификации минимальны.
- Самозанятый (плательщик НПД). Пожалуй, самый удобный и безопасный вариант на сегодня. Самозанятый также сам платит свой налог (4% или 6%). Ваша задача — просто получить от него чек из приложения «Мой налог» после каждой оплаты. Этот чек — ваше железное подтверждение, что вы все сделали правильно.
Важные лимиты и ограничения по самозанятым (ФЗ-422):
1. Лимит дохода: Следите, чтобы доход исполнителя не превысил 2,4 млн рублей в год. Если превысит — он теряет статус плательщика НПД, и вы обязаны начислить НДФЛ и взносы со всей суммы превышения.
2. Правило 2-х лет: Нельзя заключать договор с самозанятым, если он был вашим штатным работником менее 2-х лет назад (п. 8 ч. 2 ст. 6 422-ФЗ). Налоговая видит это автоматически через сопоставление ИНН. - Физическое лицо без статуса. Это самый рискованный путь. В этом случае именно вы, как заказчик, становитесь налоговым агентом. Это значит, что с суммы вознаграждения вы обязаны удержать и заплатить в бюджет 13% НДФЛ, а сверху еще начислить и заплатить из своего кармана страховые взносы.
Это самый дорогой вариант. Вы не просто «забываете» заплатить, вы нарушаете закон, если не выполняете функции налогового агента. Вот ваша математика расходов на 2024-2025 год:
Платеж Ставка / Сумма Основание НДФЛ (удерживается из гонорара) 13% (или 15% с суммы > 5 млн руб.) ст. 226 НК РФ Страховые взносы (платятся сверху) 30% (единый тариф) ст. 425 НК РФ Взносы на травматизм От 0.2% (если прописано в договоре) 125-ФЗ Внимание, бюрократия: С 2023 года при заключении и расторжении ГПХ договора с физлицом вы обязаны сдать отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) в Социальный фонд России. Срок — не позднее следующего рабочего дня после подписания договора. Штраф за несдачу — 500 рублей за каждого человека, но хуже то, что это прямой сигнал для проверки.
Мой совет как практика: всегда отдавайте предпочтение работе с ИП или самозанятыми. Это снимает с вас 90% головной боли.
Что делать, если отношения стали систематическими
Бывает так, что вы нашли отличного фрилансера и работаете с ним из месяца в месяц, из года в год. Вы просто перезаключаете с ним договор на новый проект. И вот здесь кроется еще одна опасность. Если вы постоянно заключаете с одним и тем же человеком однотипные договоры на выполнение, по сути, одной и той же работы, это может быть расценено как скрытая трудовая функция.
Что делать? Во-первых, старайтесь, чтобы задачи в договорах отличались. Сегодня он пишет вам тексты для блога, через три месяца — делает описание товаров для маркетплейса. Во-вторых, делайте перерывы в отношениях. Закончился проект — попрощались. Через месяц-другой появился новый — заключили новый договор. Постоянное, беспрерывное сотрудничество на протяжении лет — это серьезный повод для налоговой задать вам вопросы.
Чек-лист для самопроверки договора
И напоследок, короткий список вопросов, которые стоит задать себе перед тем, как ставить подпись на договоре с фрилансером. Ответьте на них честно.
- В предмете договора описан конкретный, измеримый результат, а не процесс?
- Оплата привязана к подписанию акта, а не к календарным датам?
- В тексте нет «зарплаты», «должности», «графика работы» и других запретных слов?
- Исполнитель работает на своем оборудовании и не обязан сидеть в вашем офисе?
- Он не подчиняется вашему внутреннему распорядку и начальникам?
- Предусмотрена ли его финансовая ответственность за срыв сроков или некачественный результат?
- У вас есть (или будет) подробное ТЗ и вы планируете подписывать акты по каждому этапу?
