Может ли самозанятый арендовать помещение и нанимать помощников?
Самозанятый выходит в оффлайн
Самозанятый (плательщик НПД) имеет право арендовать коммерческую недвижимость (офис, склад, студию) как физическое лицо.
Что касается найма: заключать трудовые договоры запрещено законом (ст. 4 422-ФЗ). Однако можно привлекать помощников по договорам ГПХ (возмездного оказания услуг) для выполнения конкретных задач, если это не маскирует трудовые отношения.
В отличие от ИП на УСН «Доходы минус расходы», самозанятый платит налог со всей выручки (4% или 6%). Вы не можете вычесть стоимость аренды из налогооблагаемой базы.
Пример: Вы заработали 100 000 ₽, аренда стоит 30 000 ₽. Налог вы заплатите со 100 000 ₽. Учитывайте это при расчете рентабельности бизнеса.
Юридические аспекты аренды
Хорошо, помещение нашли, с собственником договорились. Что дальше? А дальше – договор. И это, пожалуй, самый важный этап, на котором нельзя ошибаться. Запомните главное: договор аренды вы заключаете не как «самозанятый», а как обычное физическое лицо. Ваш налоговый статус – это ваши отношения с государством, а не с арендодателем. В договоре будут фигурировать ваши паспортные данные, ФИО, а не статус плательщика НПД.
Что обязательно должно быть в этом документе, чтобы потом не было мучительно больно?
Чтобы договор имел юридическую силу и защищал ваши интересы, проверьте наличие следующих пунктов согласно ГК РФ:
| Пункт договора | Требования и ссылки на закон |
|---|---|
| Объект аренды | Четкое описание согласно ст. 607 ГК РФ: точный адрес, этаж, номер комнаты на поэтажном плане, кадастровый номер. Без этих данных договор считается незаключенным. |
| Арендная плата | Фиксированная сумма или формула расчета (ст. 614 ГК РФ). Рекомендуется разделить на «постоянную» (плата за м²) и «переменную» (коммунальные услуги по счетчикам), чтобы избежать споров при перерасходе. |
| Акт приема-передачи | Обязательное приложение по ст. 655 ГК РФ. В нем фиксируйте все дефекты (царапины, нерабочие розетки) при въезде. Иначе при выезде собственник вправе удержать стоимость ремонта из депозита. |
| Условия расторжения | Пропишите право на односторонний отказ от договора с уведомлением за 30 дней (ст. 610 ГК РФ). Иначе вы будете обязаны платить до конца срока аренды, даже если съедете раньше. |
- Предмет договора. То есть, точное описание помещения: адрес, площадь, кадастровый номер. Чтобы не вышло так, что вы платите за 20 метров, а по факту вам дали каморку в десять.
- Цель использования. Пропишите четко: «под офис», «под мастерскую», «под фотостудию». Это защитит и вас, и собственника.
- Размер и порядок оплаты. Сумма, сроки, как платите – наличными или на карту. Все должно быть зафиксировано.
- Ответственность за коммуналку. Кто платит за свет, воду, интернет? Обычно это арендатор, но лучше прописать на бумаге.
- Срок аренды. Чаще всего заключают на 11 месяцев. Это позволяет избежать государственной регистрации договора, что упрощает жизнь всем. Потом просто продлеваете.
И читайте, пожалуйста, все, что подписываете. Особенно то, что мелким шрифтом. Я видел столько историй, когда люди попадали на неустойки или не могли съехать без штрафов, просто потому что невнимательно отнеслись к бумаге. Если сомневаетесь, лучше показать догоор юристу, это не такие большие деньги по сравнению с возможными проблемами.
Нужны помощники
Бизнес растет, заказов становится больше, и вы понимаете, что в одиночку уже не справляетесь. Нужны руки. И вот тут мы подходим к главному ограничению самозанятости. Прямой и однозначный запрет: самозанятый не может нанимать сотрудников по трудовому договору. Точка. Никак. Совсем. Нельзя взять человека в штат, платить ему зарплату два раза в месяц, отправлять в отпуск и делать записи в трудовой книжке.
Если налоговая (ФНС) обнаружит признаки трудовых отношений в ваших договорах с помощниками, вас лишат статуса самозанятого задним числом. Вам доначислят НДФЛ (13%) и страховые взносы (30%) на всю сумму выплат, плюс штраф 20% от неуплаченной суммы.
Главный запрет и легальные способы
Но что же делать, если помощь все-таки нужна? Выход есть, и он вполне легален. Вместо трудовых отношений вы вступаете в гражданско-правовые. Говоря проще, вы не нанимаете работника, а заказываете услугу у исполнителя. Понимаете разницу? Это не ваш подчиненный, это ваш подрядчик.
Вы можете заключить договор ГПХ (гражданско-правового характера) с другим человеком. Например:
- Вы – фотограф. Вам нужен ретушер. Вы заключаете с ним договор на обработку 100 фотографий за определенную сумму. Он выполнил работу, вы ее приняли и оплатили. Все.
- Вы – маркетолог. Вам нужен копирайтер для ведения соцсетей. Вы заключаете с ним договор на написание 15 постов в месяц. Это тоже услуга.
- Вы – организатор мероприятий. Вам нужен ассистент на один день для встречи гостей. Вы заключаете с ним договор на оказание услуг по администрированию мероприятия на конкретную дату.
Если исполнитель — просто физлицо (без статуса)
Вы автоматически становитесь Налоговым агентом. Это накладывает на вас бюрократические обязательства, за невыполнение которых грозят штрафы:
- Отчет ЕФС-1 (Подраздел 1.1): Нужно сдать в СФР не позднее следующего рабочего дня после заключения договора ГПХ. Штраф: 500 ₽ за каждого человека (ст. 17 27-ФЗ).
- НДФЛ (13%): Удержать из выплаты и перечислить в бюджет. Подача уведомления об исчисленных суммах — до 25 числа, оплата — до 28 числа.
- Страховые взносы (30%): Начисляются сверх суммы договора (на ОПС и ОМС).
- Отчетность: Ежеквартальная сдача 6-НДФЛ и РСВ (Расчет по страховым взносам).
Вывод: нанимать физлицо без статуса самозанятого экономически невыгодно (+30% к расходам) и сложно административно.
Трудовой договор vs. договор ГПХ. Почему это критично
Давайте раз и навсегда разберемся, в чем тут соль. Представьте, что вам нужно повесить полку. Вы можете нанять мастера на час. Он придет со своей дрелью, сделает работу, вы ему заплатите, и он уйдет. Это – гражданско-правовые отношения (ГПХ). Вам нужен был результат – висящая полка. А можете нанять домашнего мастера, который будет приходить к вам каждый день с 9 до 18, вы дадите ему свою дрель, свой молоток, будете говорить, что и в какой последовательности делать, и платить ему оклад два раза в месяц. Это – трудовые отношения.
Так вот, для самозанятого существует только первый вариант. Вы заказываете результат. Ваш подрядчик – самостоятельная боевая единица. Он сам решает, когда и как будет выполнять задачу. Он может работать ночью, может нанять себе еще помощников (это уже его дело, не ваше), может использовать свои инструменты. Вы не его начальник, вы его заказчик. Он не обязан сидеть у вас в офисе с утра до вечера и подчиняться вашему внутреннему распорядку. Если вы начнете требовать от него соблюдения графика, будете контролировать процесс, а не только принимать результат – это уже тревожный звоночек для налоговой.
Сравнительная таблица: Трудовой договор vs Договор ГПХ
Используйте эту таблицу как чек-лист, чтобы проверить свои договоры с подрядчиками.
| Критерий | Трудовой договор (ЗАПРЕЩЕНО для НПД) | Договор ГПХ (РАЗРЕШЕНО) |
|---|---|---|
| Предмет договора | Личное выполнение трудовой функции (процесс) | Выполнение конкретного задания (результат) |
| График работы | Подчинение ПВТР (с 9 до 18, обед) | Исполнитель сам определяет время работы |
| Оплата | Зарплата 2 раза в месяц, фиксированный оклад | Оплата за результат (по факту или поэтапно) |
| Оборудование | Предоставляет работодатель | Исполнитель использует своё (или арендует) |
| Документооборот | Приказ о приеме, табель, трудовая книжка | Договор, Акт выполненных работ/услуг, Чек |
Как избежать штрафов и переквалификации
Налоговая не дураки, они прекрасно видят, когда договор ГПХ просто маскирует полноценные трудовые отношения. Я постоянно говорю своим клиентам: дьявол в деталях. Есть несколько красных флагов, которые могут привлечь ненужное внимание. Если у вас в отношениях с помощником есть хотя бы пара из них – это повод серьезно задуматься.
ФНС использует скоринговую систему для автоматического выявления подмены трудовых отношений. Ниже приведена таблица «Стоп-слов» и безопасных формулировок, составленная на базе Письма ФНС от 16.09.2021 АБ-4-20/13183@:
| ОПАСНО (Признаки трудового договора) | БЕЗОПАСНО (Договор ГПХ) |
|---|---|
| «Работник», «Сотрудник», «Должность» | «Исполнитель», «Подрядчик» |
| «Заработная плата», «Оклад», «Премия» | «Вознаграждение за услуги», «Цена этапа работ» |
| «Соблюдать правила трудового распорядка», «График с 9 до 18» | «Услуги оказываются в свободное время по усмотрению Исполнителя» |
| «Ежемесячно 5-го и 20-го числа» | «В течение 3 дней после подписания Акта» |
| «Выполнение обязанностей администратора» (процесс) | «Обработка 50 входящих звонков» (конкретный результат) |
- Регулярные выплаты. Если вы платите человеку одну и ту же сумму 5-го и 20-го числа каждого месяца, это очень похоже на зарплату. Оплата по ГПХ должна быть привязана к результату: сдал проект – получил деньги.
- Должность в договоре. Никогда не пишите в договоре «принять на должность ассистента» или «пригласить на позицию менеджера». Никаких должностей. Только «оказание услуг по...» или «выполнение работ по...».
- Рабочее место и график. Если вы требуете от подрядчика сидеть в вашей мастерской с понедельника по пятницу, это трудовые отношения. Он может приходить и работать у вас, но по договоренности, а не по приказу.
- Социальные гарантии. Не дай бог вы пропишете в договоре отпуск или оплату больничного. Это прямой путь к переквалификации. Подрядчик сам отвечает за свой отдых и здоровье.
- Длительность. Договор ГПХ всегда заключается на конкретынй срок или до выполнения определенного объема работ. Бессрочный договор – плохой знак.
По сути, главное правило – не создавайте иллюзию, что человек на вас «работает». Он с вами сотрудничает. Как только вы это поймете, все встанет на свои места.
Пошаговая инструкция по оформлению помощника
Хорошо, с теорией разобрались. Как это выглядит на практике? Все не так уж и сложно, если делать по уму. Вот простая схема, которая работает.
- Четко опишите задачу. Не «помогать мне с заказами», а «упаковать и передать в службу доставки 50 посылок до конца недели». Не «вести соцсети», а «подготовить и опубликовать 12 постов и 20 сторис в течение месяца согласно контент-плану». Чем конкретнее результат, тем лучше.
- Составьте договор. Найдите в интернете базовый шаблон договора оказания услуг или подряда между двумя физлицами (или между физлицом и самозанятым/ИП). Обязательно пропишите в нем: предмет (что делаем), сроки (когда сдаем), стоимость и порядок оплаты (сколько и как платим), порядок приемки работ (как вы убедитесь, что все сделано хорошо).
- Подпишите договор. Один экземпляр вам, один – исполнителю. Это ваша страховка.
- Принимайте работу по акту. После того как задача выполнена, обязательно подпишите Акт выполненных работ (или оказанных услуг). Это документ, который подтверждает: работа сделана, принята, претензий нет. Для налоговой это главный довод в вашу пользу.
- Произведите оплату и получите чек. Если ваш помощник самозанятый или ИП, он обязан выдать вам чек. Обязательно сохраняйте его! Этот чек – ваше подтверждение расходов и легальности сделки. Если помощник – обычное физлицо, то, как я уже говорил, платить налоги за него придется вам.
Практический кейс из жизни
Давайте посмотрим на живом примере. У меня есть клиентка, назовем ее Марина. Она – самозанятый кондитер, печет торты на заказ. Сначала работала на кухне, потом, когда заказов стало много, арендовала небольшой цех – совершенно легально, как физлицо. В какой-то момент она поняла, что зашивается. Она тратит кучу времени на закупку продуктов, упаковку и доставку, вместо того чтобы заниматься главным – создавать свои кондитерские шедевры.
Что мы с ней сделали? Мы разбили ее рутину на отдельные задачи, которые можно делегировать. И нашли подрядчиков:
- Курьер. Марина нашла парня-студента на своей машине. Они заключили договор на оказание курьерских услуг. В договоре нет графика. Марина просто пишет ему накануне: «Завтра нужно доставить 3 торта по таким-то адресам». После каждой доставки или в конце недели они подписывают акт, и она переводит ему деньги. Он не ее водитель, он – партнер, который оказывает ей услугу доставки.
- Закупщик. С закупкой продуктов помогла женщина, живущая рядом с оптовой базой. Она тоже самозанятая. Марина скидывает ей список, та все покупает, привозит и выставляет Марине чек за свои услуги. Просто, прозрачно и законно.
- Фотограф. Для ведения соцсетей нужны были красивые фото. Марина нашла девушку-фотографа и заключила с ней договор на проведение одной предметной съемки в месяц. Фотограф приходит, снимает, отдает готовые фото, получает оплату. Никаких трудовых отношений.
