Образец приказа о праве подписи документов за директора

Глава компании вынужден фактически каждый день подписывать различные бумаги, начиная от накладных и заканчивая актами выполненных работ или приказами. Но как быть, если директор заболел, уехал в командировку или просто отсутствует на рабочем месте? В этом случае, чтобы не останавливать рабочий процесс, составляется приказ на ответственного работника, которым ему дается право подписи первичных и финансовых документов. В этой статье мы разберем, как правильно составить подобную бумагу, и приведем образец приказа о праве подписи документов за директора.

Введение

В системе делопроизводства существуют понятия первой и второй подписи. Первая подпись принадлежит директору — он имеет право подписывать любые документы, которые вращаются внутри компании или выходят за ее пределы. Вторая подпись обычно принадлежит главному бухгалтеру, если он имеется на предприятии. Если его нет, то подписывать бумаги имеет право только директор.

Приказ подписывается руководителем компании

Чтобы изменить эту ситуацию, руководитель издает приказ по предприятию, предоставляя право подписывать бумаги другому лицу. Существует несколько причин для подобного решения:

1. В компанию поступает большой объем бумаг, на которые приходится отрываться руководителю.
2. Компания работает без выходных, тогда как руководитель — с понедельника по пятницу.
3. Компания работает круглосуточно, а руководитель имеет определенный график.
4. Руководитель уезжает в отпуск или длительную командировку.

Как правило, право на подпись дается не на “критические” бумаги, а на:

1. Договоры и приказы бытового толка.
2. Счета и фактуры.
3. Роспись на листах в кассовой книге.
4. Накладные и прочие отчетности.
5. Приходные и расходные бумаги.
6. Доверенности.

Кто получает право на подпись

Руководитель компании имеет право передать разрешение на подписывание бумаг только официальному сотруднику компании.

Внимание: нельзя делегировать право на подпись родственникам, супругам, друзьям и другим третьим лицам, не работающим в фирме — этим может заниматься только зарегистрированный сотрудник.

Как правило, данное право получают ответственные лица: исполнительные и коммерческие директора, менеджеры или другие ключевые сотрудники, хорошо разбирающиеся в функционировании компании.

Примечательно, что можно установить срок действия права на подпись. Это будет полезно, если вы не хотите передавать его навсегда, а, к примеру, на время командировки или отпуска. В этом случае составляется специальный приказ, в котором указывается, что делегирование осуществляется в срок с такого-то по такое-то число. Если числа не указываются, то считается, что приказ действует бессрочно или один год с момента подписания.

Правом подписи бумаг часто обладает главбух

Как правильно делегировать полномочия

По сути, делегирование полномочий осуществляется классическим внутренним приказом, который должен оформляться согласно действующим на предприятии нормативам. В нем указываются реквизиты (название компании, номер приказа, дата), суть распоряжения с указанием того, кому передаются полномочия, а в конце ставится подпись руководителя. Приказ регистрируется в книге регистрации (если она имеется) и вступает в силу с момента подписания (или если в нем указаны даты — то с них).

Внимание: руководитель может делегировать право как первой, так и второй подписи, равно как и указывать сферу ее действия. Можно передать права как на конкретные типы документов (к примеру, накладные), так и на целые группы (к примеру, первичная документация).

Приказ можно условно разделить на две части:

1. Констатирующая. Это своеобразное введение, которое подводит к решению проблемы. Здесь указывается что-то в духе «с целью обеспечения своевременного документооборота» и пр.
2. Распорядительная. Здесь указывается сам приказ. В данной части прописывается ФИО и должность сотрудника, которые получают право подписанта, типы документов, которые можно подписывать, и срок делегирования полномочий. Последние пункты не обязательны: если их не будет, то приказ будет действовать на все бумаги и до окончания его действия.

В случае если перечень документов ограничивается, то в дополнении к приказу указывается их перечень. Также в дополнении необходимо привести образцы подписи главы компании и нового подписанта (и главбуха, если у него есть право подписи). Это делается для того, чтобы можно было понять, кто именно подписывал документ в будущем. Обычно все это выносится в приложения, а не указывается в приказе, в нем лишь указывается, что они имеются.

Образец составления

После того как мы рассмотрели все ключевые вопросы, давайте разберем, как именно составляется приказ о назначении коммерческого директора с правом подписи (образец для скачивания будет приведен в конце страницы). Выглядеть это будет примерно так:

“С целью обеспечения своевременного документооборота в компании “ООО Век” приказываю:

1. С 1 января 2018 года делегировать право подписания первичных документов за главу компании и главного бухгалтера коммерческому директору Свердлову Александру Николаевичу.
2. Юридическому консультанту Ерофеевой Зое Ивановне обеспечить оформление доверенности на право подписи первичных документов лицу, указанному в пункте 1 настоящего приказа, с конечным сроком действия до 1 марта 2018 года.
3. Ответственность за оформление первичной документации возложить на главного бухгалтера “ООО Век” Никифорову Марию Юрьевну.
4. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой”.

После этого ставится подпись руководителя с расшифровкой и дата подписания.

Послесловие

В оформлении приказа, равно как и делегировании права на подпись, нет ничего сложного — это стандартная процедура, которая проводится практически в каждой средней-крупной компании, ведь руководителю нужно тратить время на работу, а не на подпись бумажек, которые в определенный момент достигают критической массы. Единственное, что в крупных компаниях часто разделяют право первой и второй подписи.

Пример: у главбуха есть право второй подписи, у коммерческого директора — первой. Все документы подписывает коммерческий директор, но если его не будет на рабочем месте по какой-то причине, а бумагу нужно срочно подписать, чтобы запустить в дело, то главбух может это сделать.

Примечательно, что главбух имеет эту привилегию и без оформленного приказа по умолчанию. Также возможность расписываться в каких-то актах или накладных может быть у сотрудников, работающих по конкретным направлениям, и это отражается в их должностной инструкции (например, кладовщик может подписывать приходные накладные без привлечения гендира). Пример оформления приказа можно скачать по ссылке.