Ведение кассовой книги: как заполнять, образец

В современном мире большинство расчётов происходит в безналичной форме, но иногда всё же применяются расчёты и в наличной форме. А для фиксации проведения таких расчётов необходимо знать, как вести кассовую книгу. Итак, давайте разбираться.

Основные положения

Кассовая книга — это специальный журнал (регистр), в который вносят все операции, проводимые формой, с использованием наличной формы оплаты.

Такой журнал включается в отчётность индивидуального предпринимателя (ИП). Вести кассовый журнал – обязательное мероприятие при наличии операций с наличными деньгами. Ведение и составление регистра регулируется налоговым законодательством. Начиная с 2016 года, вести кассовый регистр обязаны даже те предприниматели, которые работают по упрощённой системе уплаты налогов.

Журнал оформляется по специальной форме КО-4. Вести кассовый регистр нужно внимательно и тщательно, так как его проверяют сотрудники налоговой при любой проверке налоговых органов. Если в журнале окажутся недостоверные сведения, ошибки или он неправильно оформлен, то на предпринимателя накладывают штраф. На каждый календарный год заводится отдельный кассовый журнал.

Как ведётся кассовая книга

Прежде чем увидеть пример заполнения кассовой книги рассмотрим подробности заполнения. Все кассовые операции, которые проводятся предпринимателем в течение дня, должны быть занесены в кассовый журнал. Единственные дни, когда можно не вести журнал – выходные. В кассовой книге содержатся сведения об обороте наличных средств, которое также отражено в приходно-расходной документации. По окончании рабочего дня в неё вносят итоговые данные, содержащие сведения о лимите кассы и обороте.

С помощью кассового журнала все наличные финансы фирмы становятся видны и фиксируются. Помимо обязательных сведений, регистр может содержать также сведения, которые туда решило внести руководство фирмы.

Иногда ИП может не заниматься ведением кассового регистра, но в случае, если заработная плата сотрудников выдаётся им наличными деньгами через кассу, то ведение регистра обязательно. Но даже если заработок сотрудников перечисляется им в безналичной форме, знания, как заполняется кассовая книга лишними не будут.

Сведения о ведении регистра в законах

На необходимость ведения журнала указывает Указ Центробанка от 11.03.2014 №3210-У. Там сообщается, что следует вносить все операции, связанные с поступлением или отчисление наличных средств. Коммерческая организация может иметь только один кассовый регистр.

Каждый лист должен быть пронумерован, листы прошиты и в конце стоять мастичная или сургучная печать.

После прошивки листы заверяет уполномоченное лицо или руководитель фирмы. Любые сведения, которые вносятся в регистр, должны быть продублированы. В целях дублирования можно использовать обычную копирку. Должна быть возможность оторвать одну из копий, так как она необходима кассиру для отчёта. Оригинал записей остаётся в журнале. Естественно, что номера страниц оригинала и копии должны совпадать. Внесение исправлений в кассовый журнал возможно, только если такие исправления заверены подписями главного бухгалтера и кассира. Возможно автоматизированное заполнение кассового регистра или кассовая книга в электронном виде. В таком случае страницы создаются в виде машинограмм, а листы нумеруются автоматически.

Категорически недопустимо выдавать средства из кассы, если нет подтверждения данной операции в расходном ордере подписью получателя. В противном случае отсутствующие денежные средства считаются недостачей и подлежат взысканию с кассира. Любые наличные деньги, в отсутствие необходимых кассовых документов, приравниваются к прибыли предприятия.

Помещение кассы должно быть оборудовано таким образом, чтобы обеспечить безопасное хранение денег. Также должна быть обеспечена безопасность транспортировки денежных средств в банк. Обязанность по обеспечению безопасности ложится на руководство фирмы. Невыполнение данного требования может привести не только к административной ответственности, но и к уголовной.

Сведения об обеспечении сохранности денежных средств есть в Указаниях Центробанка. Требования к наличию или отсутствию сигнализации в кассовом помещении законодательно не установлены, но есть рекомендации по хранению наличности в сейфе, ключ от которого находятся у кассира. Кроме того, есть указания, что в начале смены, перед открытием помещения и сейфа, кассир должен осмотреть замки и убедится в их сохранности, также должны быть целы решётки на окнах и дверях. Если есть следы вскрытия, необходимо сразу же сообщить в полицию и руководству организации.

Порядок заполнения

Итак, как заполнять кассовую книгу? Существуют готовые шаблоны, в соответствии с которыми ведётся кассовая книга. Все операции с наличными деньгами за день должны быть отражены на одном листе журнала. В конце дня работы необходимо сводить остатки и подбивать итоги. Затем кассовый работник составляет суточный отчёт и сдаёт все наличные средства в бухгалтерию.

В кассовом журнале каждая страница продублирована, и копия находится на отрывной части. Это сделано для того, чтобы эту копию кассир мог приложить к отчёту.

Журнал имеет восемь колонок. Первая колонка «остаток на начало дня». В эту колонку вносят сумму, которая стоит в колонке «остаток на конец дня» предыдущего дня. Вторая колонка «номер документа» в ней проставляется спецномер приходно-расходных ордеров. Третья колонка содержит данные ордеров. Сумма в этой колонке пишется полностью. Четвёртая колонка «корреспондентский счёт или номер субсчёта». Пятая колонка «ФИО предпринимателя или название организации». Шестая колонка «перенос», в ней суммируются операции, зафиксированные в предыдущих колонках. Седьмая колонка «итого за день», тут подбиваются дневные итоги. Восьмая колонка «остаток на конец дня». В ней полностью подбивается сумма за день. Эта цифра должна совпасть с суммой наличности в кассе. Оборотную сторону бланка либо заполняют, либо перечёркивают символом Z. В конце записей ставятся подписи бухгалтера и кассира.

Внешний вид регистра и правила ведения

Кассовый регистр представляет собой 70-120 страничный журнал, который обязательно содержит титульный лист. На титульном листе содержатся сведения о временном отрезке, в течение которого действует данный журнал, ФИО ИП или ОКПО организации.

В случае если журнал ведётся вручную, то листы нумеруются, шнуруются и в таком виде опечатываются. Любая запись дублируется под копирку. Ниже приведён образец заполнения кассовой книги вручную.

В обязанности работника кассы входит:

• подсчёт итогов за сутки;
• сведение кассового остатка на начало будущего дня;
• отчёт перед бухгалтерским отделом.

Проверка всех записей, внесённых в кассовый журнал, возлагается на бухгалтера. Он проверяет соответствие записей приходно-кассовым ордерам и ставит свою подпись.

В кассовом журнале вполне допускаются исправления путём перечёркивания неправильной записи и внесения правильной. Такое исправление должно быть заверено подписью кассира и бухгалтера. Затирки, подчистки и прочее в регистре недопустимы.

В конце дня, после подбития итоговых сумм кассир отдаёт в бухгалтерию отрывную копию листа из кассовой книги и всю документацию, подтверждающую операции проведённые в течение дня. Затем кассиром в регистр вносится число отданных в бухгалтерию документов и ставится подпись. Бухгалтером проверяются все данные и тоже подписывается книга.

Каждый новый день, в кассовом журнале записи начинают вносить с нового листа и обязательно проставляется номер листа, дата, остаток наличных средств на начало дня и операции в течение суток.

В начале календарного года заводится новый кассовый журнал, а в конце – на последней странице прошнурованного журнала ставят печать и пишут «пронумеровано и прошнуровано» и указывают количество листов. В интернете можно найти образец как заполнить кассовую книгу.

Вопросы, возникающие в ходе ведения регистра

При ведении кассового журнала, наиболее часто возникают вопросы следующего характера.

1. Кто осуществляет контроль за его ведением?
2. Какие моменты следует учесть при ведении регистра в обособленном подразделении?
3. Сколько кассовых книг может быть на предприятии?
4. Предусмотрен ли штраф за неполные или недостоверные данные в журнале, и если предусмотрен, то каков его размер?

Итак, ответим на эти вопросы.

1. Кто осуществляет контроль за ведением кассового регистра? Согласно Постановлению Госкомстата от 18.08.1998 №88, контроль ведения журнала должен осуществляться бухгалтером предприятия или фирмы. Этим же постановлением утверждена так же форма для кассового регистра. Порядок, в соответствии с которым осуществляется контроль, находится в политике учёта предприятия и подлежит утверждению приказом. Как правило, контроль включает в себя сверку кодов на соответствии с утверждёнными на фирме, контроль нумерации и ведения книги в целом. Также проверяется тот список документов, которые передаются в головное управление всеми специализированными подразделениями.
2. Моменты, которые следует учитывать при ведении кассового учёта в обособленных подразделениях. В любом специализированном подразделении, при проведении операций с наличными средствами нужно вносить соответствующие записи в кассовом журнале. Правила, по которым вносятся такие сведения, полностью идентичны правилам для головного предприятия. Но всё же, в подразделениях есть некоторые моменты, отличные от головного предприятия. Если подразделение вносит наличные средства на расчётный счёт предприятия в банке, то оставшаяся сумма устанавливается так же, как и для головного подразделения. Если же филиал вносит наличные средства непосредственно в кассу предприятия, в таком случае максимальная сумма устанавливается филиалом самостоятельно. Но при любой форме внесения средств максимальная сумма утверждается приказом руководителя фирмы. Копии страниц кассового журнала из филиалов в главное подразделение происходит в соответствии с установленными правилами. На обложке кассового регистра в обязательном порядке должно быть указано название филиала.
3. Сколько кассовых книг может быть на предприятии? В некоторых случаях фирма может вести несколько регистров. Ведь что такое кассовая книга? Это тот документ, в котором отражены операции с наличностью, а есть случаи, когда операции проводятся не только в головном подразделении. Первый случай — если предприятие является платёжным агентом, то у него может быть предусмотрен собственный кассовый журнал для ведения операций с наличными средствами и журнал для наличных денег, которые приняла фирма после проведения операций платёжным агентом. Второй случай – фирма имеет филиал, который осуществляет ведение собственного кассового регистра.
   
   
   
4. Предусмотрен ли штраф за неполные или недостоверные данные в журнале, и если предусмотрен, то каков его размер? За любые нарушения в ведении кассового журнала, исправления, выполненные не по правилам, внесение недостоверных или неполных сведений предусмотрена административная ответственность. Она выражается в виде штрафа в размере 40-50 тысяч рублей.

Вывод

Как видно из статьи, ведение кассовой книги довольно трудоёмкое занятие. Нужно сесть и разобраться во всех нюансах и особенностях ведения в зависимости от формы собственности предприятия или режима налогообложения. Зачастую лучше воспользоваться услугами профессионального бухгалтера, особенно если фирма достаточно велика и объём операций с наличными средствами большой.