Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте
Если внутри компании необходимо донести какую-то информацию от одного лица до второго, то используются не только вербальные способы общения, но и информационные бумаги, которые при необходимости можно присоединить к делу или отчитаться о проделанной работе. Как правило, подобные информационные документы составляются нижестоящим лицом к вышестоящему, а их цель — сообщение о произошедшей ситуации ответственному лицу. Обычно подобные документы называют докладными. В этой статье мы разберем, как правильно их составлять и приведем несколько образцов докладных записок на сотрудника, составленных по различным причинам.
Введение
Докладной запиской называют бумагу, которая составляется сотрудником и адресуется ответственному или вышестоящему лицу. Цель документа — уведомление лица о произошедшей ситуации или фактах с целью побуждения принятия какого-то решения.
Внимание: ДЗ является сугубо внутренним документом организации, правила ее составления строго не регламентированы. Она составляется так, чтобы как можно подробнее описать происшествие и помочь адресату сделать определенные выводы.
Докладная записка уведомляет о ситуации вышестоящее начальство
Документ составляется как по требованию руководителя, так и по инициативе сотрудника, решившего уведомить его о сложившейся ситуации. Подобная практика принята практически во всех организациях, поэтому любой работник должен уметь правильно и емко составлять данную бумагу. Отметим, что на некоторых предприятиях есть утвержденный образец ДЗ, поэтому перед составлением следует поинтересоваться у секретаря или другого человека, знакомого с документооборотом, как правильно писать и что указывать в докладной.
В Трудовом кодексе и других нормативных актах подобное понятие полностью отсутствует, поэтому ввести в обязанности работника составление записки невозможно. Это инструмент для донесения служебной информации, и в большинстве случаев он не выходит за пределы компании.
Что представляет собой докладная
ДЗ — это документ, который составляется в письменном, печатном или цифровом виде в зависимости от действующего на предприятии документооборота, целью которого является донесение необходимой информации до лица, которое может принять какое-то решение. Обычно это руководитель или ответственное лицо. В отличие от служебной записки, которая передает информацию по горизонтали (между равными сотрудниками), докладная передает ее вверх по вертикали и составляется сотрудником самостоятельно, без принуждения.
Работники должны понимать разницу между ДЗ и объяснительной. Последняя тоже подается ответственным лицам или руководству, но несет другую цель — ее пишут для того, чтобы прояснить происшествие или ситуацию с целью показать, виноват или нет конкретный сотрудник в ее возникновении, причем объяснительная в большинстве случаев составляется по требованию руководства или в качестве извинения за сложившуюся ситуацию.
Внимание: ДЗ имеет юридическую силу и может использоваться как доказательство вины сотрудника не выполняющего свою работу или нарушающего внутренний распорядок/должностные инструкции.
Для чего составляется документ
Разберем, с какой целью пишется ДЗ. Как мы выше уже говорили, ее предназначение — уведомление и подталкивание к принятию решения. В целом, бумага составляется в следующих ситуациях:
- Для внесения рацпредложений, связанных с деятельностью компании.
- Для решения производственной или административно-хозяйственной проблемы.
- Для информирования вышестоящих лиц с точкой зрения работников (обычно при помощи ДЗ сообщают о несогласии с каким-то решением руководства).
- Для пояснения позиции работника в проблемной ситуации.
- В качестве отчетности за проделанные работы.
- В качестве информационного пояснения к сложившейся ситуации или происшествия, приведшего (или могущего привести) к финансовым потерям.
- В качестве жалобы на своих коллег, которые нарушают трудовую дисциплину или не выполняют взятые на себя распоряжения,жалобы о некорректном поведении сотрудника и пр.
- С целью выяснения обстоятельств по неэффективному или неправомерному делегированию трудовых обязанностей/полномочий.
Внимание: докладная записка может также составляться и с целью описания положительных событий или действий, в случае, если на них ожидается реакция вышестоящих или ответственных лиц.
Так, на основании докладной записки может быть оформлен приказ о премировании за успешно проделанную работу и пр.
Стандартное оформление докладной записки
Виды ДЗ
Разберем, каким образом можно классифицировать эти документы, чтобы вы понимали, как и в каких ситуациях их составляют:
- По содержанию. Существует три разновидности ДЗ по содержанию: отчетная, которая сообщает о проделанной работе или этапе работ; информационная, сообщающая о происшествии, сложившейся ситуации и пр.; инициативная, в которой составитель указывает имеющиеся предложения по оптимизации рабочего процесса или производства.
- По конечному адресату. Существует два деления — внутренняя, предназначенная для непосредственного руководителя, или внешняя, которая уведомляет либо главу компании, с которым работник не связан напрямую, либо руководителя иного учреждения.
- По фактажу. Факты можно разделить на негативные и позитивные, а деления по фактажу зависит от того, как именно сотрудник излагает факты о сложившейся ситуации. В записке можно сообщить о нарушении дисциплины и трудового распорядка, о невыполнении должностных обязанностей, о достигнутых результатах, о неподобающем поведении, конфликтах и пр.
Внимание: составлять ДЗ может любой работник компании, но при этом необходимо учитывать субординацию. То есть токарь не может подать ДЗ на гендиректора, минуя мастера участка, начальника цеха и подразделения. Допускается “перескакивать” через одну или несколько голов, если докладная составляется на прямое начальство.
Что входит в состав ДЗ
Так как строгих требований к докладной записке об отсутствии работника на рабочем месте (равно как и любой другой) нет, то она составляется в произвольной форме, но при этом существуют определенные требования, выдвигаемые к документации, которые нужно учитывать. В противном случае документ может потерять юридическую силу со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Рассмотрим, как правильно составлять ДЗ. В нее рекомендуется включить три пункта:
- Описание ситуации или события, на основе которых была составлена записка. Первый пункт должен ответить на вопрос о том, что произошло, и почему вообще возникла необходимость в написании.
- Соображения и мысли автора по данной ситуации. Необходимо не просто изложить, что “в ситуации виноват Василий Петрович, не вышедший вовремя на рабочее место”, а вынести какие-то предложения по происшествию с целью предотвратить подобную ситуацию в будущем, предложить пути решения и пр.
- Рекомендационная часть и выводы из сложившейся ситуации. В них необходимо подтолкнуть руководителя к каким-то действиям, причем они должны быть адекватными и сопоставимыми с происшествием.
Стандартный вариант докладной записки
Правила оформления
Давайте рассмотрим, каким образом оформляется ДЗ. Чтобы все стало понятно, в конце статьи мы приведем образец докладной записки на сотрудника за невыполнение обязанностей, а сейчас просто разберем, какие пункты должны присутствовать в документе. Оформляют его на классическом листе А4 (в случае, если документ внешний, то нужен бланк предприятия). Далее пишется следующее:
- С левой стороны вверху указывается название отдела, который составляет докладную.
- С правой стороны вверху указывается адресат, которому предназначена бумага. Указывают не просто ФИО, но и должность руководителя.
- Далее посередине документа большими буквами пишется название бумаги. В нашем случае это будет ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
- Под надписью ставится число, в которое документ составляется, в классическом формате день-месяц-год.
- Далее идет краткая фраза, передающая суть бумаги. К примеру, “о невыполнении должностных обязанностей”.
- После этого идет тело письма. Его следует разбить на три блока, о которых мы писали выше.
- После тела ставится фамилия-должность автора и его подпись.
Как видите, ничего сложного в составлении нет — это типовая бумага, которая полностью совпадает с другими документами по принципам составления. Руководитель, получив бумагу, должен как-то на нее отреагировать. Обычно это делается в виде резолюции в верхнем левом углу, после чего документ передается секретарю и поступает в дальнейшую работу.
Примеры составления
Итак, мы рассмотрели основные требования, выдвигаемые к подобным документам. Далее разберем конкретные примеры, чтобы вы понимали, как они пишутся.
Бухгалтерия Руководителю ООО “Ромашка” Иванову Ю.И.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
15.05.2018
О нарушении трудовой дисциплины
Доводим до вашего сведения, что бухгалтер Лисовиченко Оксана Евгеньевна вчера, 14.05.2018, допустила грубое нарушение трудовой дисциплины, не предоставив никаких объяснений своего поступка и проигнорировав требования непосредственного начальника о составлении объяснительной. 14 мая она ушла с рабочего места в 12-00 и не появилась на нем до 14-00 следующего дня, 15 мая.
В связи с указанными выше событиями, предлагаю объявить Лисовечнко Оксане выговор с занесением информации в личное дело.
Главный бухгалтер ООО “Ромашка”
Веденина Зоя Юрьевна /подпись/
В большинстве случаев докладная записка действует внутри предприятия
Далее разберем образец как написать докладную записку на сотрудника в случае, если он не выполняет служебные обязанности. Задача этой бумаги в том, чтобы сообщить руководителю, что один из работников не выполняет свои обязанности либо выполняет их не в полной мере. Данная записка может стать обоснованием в применении санкций начиная от выговора и заканчивая увольнением.
Отдел кадров Руководителю ООО «БАХ»
Турко А.Н
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
от 10.04.2018
О невыполнении должностных обязанностей
Довожу до вашего сведения, что сотрудник отдела кадров Васильева Наталья Петровна грубо нарушила свои трудовые обязанности, не заполнив карточки новых сотрудников и не сформировав их личные дела, в результате чего инспектор трудовой инспекции наложил на компанию штраф в размере 25 000 рублей. Свою вину Васильева полностью признает, приводя в свое оправдание высокую загрузку из-за того, что дублирующий ее сотрудник Светличная Ю.И. вышла в декретный отпуск.
В связи с этим предлагаю нанять дополнительного работника в отдел кадров на замену Светличной на временной основе, а также лишить Васильеву части премии за данный месяц.
Начальник отдела кадров
Телешевский А.В. /подпись/
Напоследок рассмотрим пример еще одной ДЗ, которая часто используется в различных компаниях. Она уведомляет руководителя о некорректном поведении, допущенным одним из работников по отношению ко второму. При этом в качестве предложений следует использовать не только санкции к нарушителю, но и меры, которые позволят не допустить повторения ситуации. Рассмотрим пример подобной записки
Бухгалтерия Гендиректору ООО “Престиж”
Иванову Степану Игоревичу
Докладная записка
О некорректном поведении сотрудника
Довожу до вашего сведения, что 19.01.2018 системный администратор Калганов Владислав Олегович допустил крайне хамское поведение в адрес помощника главного бухгалтера ООО “Престиж” Ехануровой Светланы Андреевны. Сначала Калганов В.О. отпустил колкость по поводу возраста и умственных способностей Ехануровой С.В, после чего допустил использование обсценной лексики в ходе дальнейшей перепалки.
Отмечу, что подобные конфликтные ситуации между сотрудниками IT -отдела и бухгалтерии возникали уже несколько раз. Подобное поведение администраторов нарушает сложившуюся рабочую обстановку в бухгалтерии, а также приводит к падению производительности и задержкам в начислении заработной платы.
Просим привлечь Калганова В.О к дисциплинарной ответственности, вынести ему выговор с занесением в личное дело, а также лишить премии за январь на основании произошедшего конфликта.
Главный бухгалтер ООО “Престиж”
Соколова С.К. /подпись/