Как рассчитать среднесписочную численность работников

Юридические лица обязаны подавать различного рода информацию во многие государственные органы. Часто фонды или налоговые органы просят предоставить численность рабочих за какой-либо период. Однако, в течение месяца или квартала люди увольняются или устраиваются, поэтому важно знать, как рассчитать среднесписочную численность работников за любой временной промежуток.

Необходимость в информации

На любом предприятии есть определенная текучесть кадров. Где-то этот процесс сжат во времени, а где-то проходит медленно. Предприятие обязано своевременно оплачивать налоги за каждого своего специалиста. Чтобы исключить неразбериху в ведении налоговой и другой отчетности был введен специальный термин, определяющий усредненное количество работников.

Этим методом удалось выделить в расчет не просто количество людей в данный текущий момент, а также не забыть обо всех, кто был в штате за месяц, квартал или год. Для этого проводится расчет среднесписочной численности работников.

Что нужно учесть

Правильно подойти к решению задачи помогут точные входные параметры. В основу вычисления закладываются следующие данные:

• интервал вычисления;
• число сотрудников, проработавших полную смену в каждом календарном дне.

При вычислении среднесписочной численности работников, формула расчета исключает такую информацию:

• сотрудников компании, работающих по совместительству;
• числящихся в штате работников, но на момент расчета находящихся в декретном отпуске;
• сотрудников, пребывающих на учебе, и в этот момент не получающих оплату от предприятия;
• работников, у которых предусмотрен неполный рабочий график в неделю или день.

Нужно учесть, что в последний пункт не попадают работники, имеющие сокращенный день из-за тяжелых условий труда, закрепленных законодательством. При этом рабочее место должно быть аттестовано.

Полученная и обработанная информация заносится в специальную форму, установленную законодательно. После этого данные передаются в налоговые органы по месту прописки ИП или по адресу регистрации юрлица. В документе не указывается методика, как посчитать среднесписочную численность работников за год, лишь вписывается готовый результат вычислений.

Необходимо учитывать, что все числа, полученные в итоге, нужно довести до целых значений. Действие проводится простым арифметическим округлением:

• если в результате десятичная часть оканчивается на 0, 1, 2, 3 или 4, то просто удаляем дробную часть, оставляя целое значение без изменения, например, позицию 22,3 приводим к 22, а 44,33333 округляем до 44;
• если результат десятичной части оканчивается на 5, 6, 7, 8, или 9, то к целой части добавляем единицу, например, данные 22,6 приводим к 23, а число 11,91111 к значению 12.

В подаваемом отчете нужно указать кроме собственного адреса также идентификационный код, ФИО подающего лица, адрес налогового органа, текущую дату и поставить подпись ответственного лица.

Опытные специалисты рекомендуют делать дубликат подающихся данных, который желательно заверить в налоговой и оставить у себя. В отметке сотрудник госучреждения должен поставить дату, подпись и свои ФИО.

Способ поможет уберечься от возможной утери документа у сотрудников налоговой, а также не позволит им обвинить предприятие в том, что отчетность была не сдана.

Проведение подсчетов

Разобравшись с тем, что такое среднесписочная численность работников, стоит приступить к проведению непосредственных вычислений. Они зависят от интервала времени, по которому нужно подать информацию, а от системы налогообложения зависит периодичность подачи отчетности: один раз в месяц, квартал или год.

Ежегодная подача является обязательной для всех. Она выполняется не позже 20 января следующего года за отчетным. Иногда требуется провести расчет за неполный период.

В работе помогает классическая формула, по которой вычисляются нужные данные:

Ср=(Р₁ Р₂ … Р_n)/Д_n;

где

• Ср – искомая среднесписочная численность;
• Р_n – количество сотрудников в один из дней периода (рассчитывается для каждого дня периода);
• Д_n – итоговое количество рабочих дней временного периода.

Используя приведенный алгоритм, в каждом месяце будет проводиться отдельный расчет.

Рассмотрим теорию на примере практических значений для условного предприятия.

В январе численность сотрудников была такой:

• 10 дней – 12 человек;
• 15 дней – 20 человек;
• 6 дней – 9 человек.

В феврале:

• 20 дней – 11 человек;
• 8 дней 17 человек.

В марте: стабильно проработали 17 человек.

Проведем расчет:

• Январь: Ср=(10*12 15*20 6*9)/31=15,29 проводим округление до 15 человек.
• Февраль: Ср=(20*11 8*17)/28=12,71 округляем до 13 человек.
• Март: Ср=(31*17)/31=17 итог 17 человек.

Квартальная численность высчитывается таким образом: суммируем среднесписочные данные для каждого месяца и делим на количество месяцев в периоде. В нашем примере будет следующее решение:

Ср квартальное = (15 13 17)/3=15 человек. Если понадобится проводить округление, то принцип остается классическим.

Для расчета годового параметра берем формулу, используемую в квартальных вычислениях, но сумму делим на 12, а не на 3. При необходимости округляем по стандартной схеме до целого значения.