Оплата командировки по среднему заработку

Выполнение профессиональных обязанностей сотрудника не ограничено решением производственных задач на рабочем месте. Урегулирование проблем с контрагентами, решение различных вопросов, находящихся в компетенции работника, повышение квалификации и получение информации о современных технологиях, невозможно без выезда за пределы предприятия.

Командировка. Компенсация расходов

Работодатель вправе командировать специалиста в другой город или в страну. Для сотрудника такое решение начальства может обернуться дополнительными расходами, выраженными в необходимости оплаты проезда, оформления визы, проживания, питания и в других затратах для обеспечения выполнения задания. Законодательные нормы вменяют в обязанности работодателя их компенсирование. Как рассчитать командировочные расходы? Какой параметр берется за основу при определении величины выплаты?

Порядок расчета командировочных

Работодатель должен оплатить сотруднику выполнение им трудовых обязанностей за пределами рабочего места. Величина суммы определяется с учетом дней пребывания в командировке. Расчет командировочных расходов производится с ориентацией на начисленную величину оплаты труда за отработанное работником время, в соответствии с трудовым распорядком или за выполнение им определенного объема работ. Все вычисления производятся за 12 предыдущих месяцев.

Оплата командировки по среднему заработку производится с учетом определения величины дневной или часовой оплаты труда и корректировки ее размера на число дней или часов, в которых работник был занят выполнением обязанностей в рамках служебной поездки.

Величина выплат за работу, проведенную в командировке, определяется средним заработком сотрудника, суммированным с суточными платежами. Оплата труда в соответствии со стандартным порядком начисления заработной платы работнику, выполняющему должностные обязанности за пределами города, считается нарушением трудового законодательства.

Расчет среднего заработка для командировки

Средний заработок сотрудника определяется частным суммарной величины годовой оплаты труда и количеством фактически отработанного времени.

Определение величины среднего заработка с целью расчета суммы выплат работнику за время его нахождения в командировке определяется в соответствии с требованиями нормативно-правовых источников. Их положения регламентируют необходимость проведения расчетов в соответствии с алгоритмом действий, состоящих из нескольких этапов:

1. Определение величины заработной платы за 12 месяцев, предшествующих расчетному месяцу, за который производятся расчеты.
2. Выявление дополнительных выплат сотрудника в расчетный период, связанных с выполнением им трудовых обязанностей, которые суммируются с суммой основной зарплаты.
3. Исключение из расчета суммы денежных средств, относящихся к категории социальных выплат, оплаты больничного листа и отпуска по беременности и родам.

Если в результате произведенных расчетов, средняя величина заработка оказалась ниже МРОТ, то базовый параметр, используемый в вычислениях, увеличивается до регламентированного законом значения. Оплата труда может производиться не в денежном измерении. В такой ситуации для проведения вычислений все материальные выплаты необходимо перевести в их денежный эквивалент, который был актуален на дату события. В расчетах следует учитывать требования трудового законодательства в сфере работы в выходные и праздничные дни, в которые оплата труда проводится по двойному тарифу.

Законодательное регулирование

Как определить количество рабочих дней за 12 месяцев

При расчете количества отработанных дней в году учитывается применяемый субъектом предпринимательства трудовой распорядок. Во внутреннем регламенте может быть предусмотрена посменная работа или режим неполного рабочего дня. В такой ситуации в расчетах необходимо применять не дневной, а часовой заработок.

При определении отработанного командировочным сотрудником временного периода, учитываемого в расчетах, необходимо ориентироваться на табель учета рабочего времени. Для упрощения вычисления следует определить количество рабочих дней за 12 месяцев. В их число не включаются выходные и праздничные дни. Из полученного значения, следует исключить время нахождения на больничном листе, в отпуске без сохранения зарплаты или с частичной ее выплатой работодателем. В расчете не учитывается временной период, в который сотрудник был освобожден от работы в связи с уходом за ребенком-инвалидом. В него не включаются дни простоя предприятия по вине работодателя и забастовок, в которых работник не участвовал.

Определение режима работы

Пример расчета командировочных

Андреев В.П. работает по найму на предприятии в должности руководителя структурного подразделения по скользящему графику, предполагающему два дня работы по 12 часов и два дня отдыха. Часовая тарифная ставка определена в 180 рублей.

Ввиду производственной необходимости специалист был командирован в другой город. Как начисляются командировочные, если работник находился в служебной поездке 10 дней с 21.04. 2017 года?

В соответствии с данными табеля рабочего времени, бухгалтером было установлено, что за 12 месяцев Андреев отработал 1990 часов. 150 часов отмечены как отработанные сверх нормы. За расчетный период принят апрель 2016 года – апрель 2017 года. За это время была начислена премия в 15000 рублей. Из десяти командировочных дней два дня выпали на выходные.

Что входит в состав командировочных расходов

Расчет совокупного дохода сотрудника проводится в несколько этапов:

• величина полученного дохода за работу по плану 180х1990=358200 рублей;
• размер оплаты труда за сверхнормативную работу (180х150)х2=54000 рублей;
• общая величина прибыли за расчетный период с учетом полученной премии 358200 54000 15000=427200 рублей;
• средняя величина часового заработка 472200/ (1990 150)=220, 65 рублей;
• общее число рабочих часов в служебной поездке 8х10=80 часов;
• число часов, выпавших на выходные, оплачиваемых по удвоенной ставке 8х2=16 часов;
• оплата работы в поездке по стандартному тарифу (80-16)х220,65=14563 рубля;
• оплата работы в выходные дни (16х220,65)х2=7061 рубля;
• размер денежной суммы к выплате 14563 7061=21624 рублей.

Как рассчитать суточные при командировке

Суточные выплаты — это денежные средства, предоставляемые сотруднику для обеспечения служебной поездки и его нормальных условий проживания и питания при решении производственных задач. По согласованию с работодателем, в их сумму может входить оплата мероприятий, не отнесенных к категории обязательных.

Законодательные нормы регламентируют оплату суточных в период нахождения работника в дороге с учетом вынужденных остановок и задержек, а также во время выполнения им трудовых обязанностей и проживания в пункте командирования.

Суточные выплаты не подлежат обложению налогом при условии, если их величина не превышает установленные законом минимальные значения, определенные в 700 рублей для поездок по территории государства и 2500 рублей – за его пределами. При использовании работником денежных средств свыше регламентированной суммы, придется оплатить подоходный налог.

Суточные выплаты рассчитываются и оплачиваются компанией, инициирующей поездку и отправляющей сотрудника. Их величина регламентируется трудовым договором. Поскольку по этим выплатам работник должен отчитываться, то в образец авансового отчета они не включаются. С целью предупреждения затруднений с учетом суточных платежей, рекомендуется их оформлять отдельной бухгалтерской справкой.

Расходы на проезд

В командировочные расходы на проезд входят затраты на транспортные услуги, к которым прибегает сотрудник для прибытия к месту назначения. Проездные издержки определяются видом используемого средства перемещения.

Расходы, возмещаемые госслужащим

К основным расходам на общественный транспорт можно отнести затраты на оформление проезда и на приобретение билетов. Также компенсируются дополнительные издержки на покупку белья и чая в поездах и питания в самолетах. Для подтверждения факта произведенной оплаты за пользование общественным транспортом, командировочный сотрудник должен предоставить в бухгалтерию посадочные билеты, квитанции и чеки.

При утере платежных документов беспроблемно возможно восстановление только проездного билета сотрудника посредством отправления запроса в проездную компанию о выдаче дубликата с отображением информации о пассажире, рейсе и времени поездки. Остальные квитанции и чеки, оформленные на дополнительные услуги, восстановить будет сложно.

В рамках служебной поездки допустимо использование такси в качестве средства передвижения, однако сотруднику придется обосновать свой выбор определенными обстоятельствами, обусловленными экстренным отъездом, поздним рейсом или отсутствием других вариантов решения транспортных проблем ввиду сложившихся обстоятельств. Понесенные расходы могут быть подтверждены чеками ККТ или квитанцией на бланке строгой отчетности с указанием реквизитом перевозчика.

Работник для обеспечения поездки по распоряжению работодателя может воспользоваться личным или служебным транспортом при условии согласования с ним порядка компенсации затрат. Возврат потраченных средств производится на основание поданной сотрудником служебной записки с отраженной в ней информацией о сроке пребывания в командировке и о сумме потраченных средств на приобретение ГСМ. Дополнительными затратами, подлежащими компенсации являются оплата по тарифу за проезд по платным дорогам, консульские сборы и оформление визы. Все расходы должны быть подтверждены путевым листом, маршрутами и чеками о приобретении ГСМ.

Как определяется период командировки

Как учитываются расходы на проживание

Оплата аренды жилья командировочного относится к одной из категорий внушительной статьи затрат, которая в полном объеме должна быть покрыта работодателем. Она применима к работникам, направляемым для выполнения производственных заданий в регионах России и на территории иностранных государств. Руководитель субъекта хозяйствования компенсирует затраты на съем жилья и на дополнительные услуги, такие как интернет и прачечная. Не подлежат погашению расходы на питание в барах, кафе и ресторанах, а также посещение бассейнов, сауны, спортзала и увеселительных заведений.

Порядок расчета командировочных с учетом дней нахождения в дороге

Затраты подтверждаются чеками ККТ или квитанциями на бланках строго отчетности с реквизитами субъекта предпринимательства, оказывающего гостиничные услуги. При аренде частного жилья, в бухгалтерию необходимо предъявить договор аренды и квитанцию об оплате коммунальных услуг.

Покрываются ли работодателем иные расходы?

Для командировок характерны незапланированные траты на различные мероприятия. Они не относятся к категории обязательных, поскольку не имеют прямого отношения к обеспечению условий для выполнения должностных обязанностей. Однако события такого типа направлены на информирование руководителей субъектов предпринимательства через своих сотрудников о новшествах в прогрессивных технологиях и в современных методиках реализации бизнес-идей. Актуальные знания можно получить на выставках, ярмарках, конференциях и семинарах.

Алгоритм оформления командировки

Приобретенные образцы продукции, аналогичной с выпускаемой субъектом хозяйствования, отправившим работника в командировку, позволяют произвести анализ и перенять передовой опыт партнеров и конкурентов. Все информационные мероприятия проводятся на платной основе. Вопрос об их компенсации должен быть предварительно согласован с работодателем. Незапланированные траты могут быть не одобрены руководителем предприятия, и по этой причине не оплачены. Подтверждающими документами о таких платах являются чеки, билеты и программы проведения мероприятий, которые должны быть переданы в бухгалтерию для отчетности.