Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Многие начинающие предприниматели крайне безответственно относятся к ведению кассовой дисциплины, считая, что ничего страшного в допущенных ошибках и нарушении процедуры нет. Но на деле подобные ошибки могут дорого обойтись в будущем, когда они будут обнаружены. В данной статье мы рассмотрим общие принципы кассовой дисциплины и коснемся вопроса о штрафах, которые применяются за ее нарушение.

Введение

Для начала давайте рассмотрим, что такое кассовая дисциплина. Не вдаваясь в юридические тонкости и подробности — это правила, по которым проводятся операции с денежными средствами. К ним относятся стандартные процедуры: прием наличности от клиентов, хранение в специализированном сейфе или помещении, выдача на наличие хознужды, в качестве зарплаты и пр.

Кассовая дисциплина — основа функционирования предприятия

Любой предприниматель должен строго понимать отличия между кассовым аппаратом (это просто прибор учета) и кассой. Аппарат — это электронное устройство, которое необходимо для приема от покупателей наличных средств. У одного предприятия или магазина может быть много аппаратов, как, например, в супермаркетах. Касса — это учет действий всего предприятия, касающихся движения наличных денежных средств. То есть, по сути, процесс протекает следующим образом: кассовый аппарат принимает деньги от клиентов за проданную продукцию или услуги, затем денежные средства поступают в кассу компании, после чего распределяются внутри или перечисляются на расчетный счет для дальнейших операций. То есть операционная касса — это не предмет, а процедура учета, соответственно кассовая дисциплина — это порядок проведения учетных мероприятий.

Ключевые правила

Далее разберем основные требования, которые действуют в Российской Федерации по состоянию на 2017 год. Соблюдать их следует неукоснительно:

1. Любые операции с наличностью должны декларироваться. Получили деньги — внесли запись. Выдали — внесли запись.
2. Нельзя превышать кассовые лимиты на операции.
3. При расчете между двумя предпринимателями нельзя превышать действующее ограничение на наличные расчеты на сумму в 100 тысяч рублей. Это ограничение действует по одному договору.

Учитывайте данные нюансы при проведении расчетов, чтобы не возникло проблем в будущем. Отметим, что знание кассовой дисциплины необходимо всем, кто работает с наличностью (имеются в виду предприниматели или ООО). Неважно, по какой системе налогообложения вы работаете, принимаются ли деньги через кассовый аппарат или иным образом — учет должен вестись согласно нормативам (указание Центробанка от 11 марта 2014 г. №3210-У).

Нюансы для ИП и ООО

Начинающие предприниматели часто задают вопрос: кто имеет право работать с кассой и финансами? В маленьких фирмах и компаниях заведует наличностью обычно сам руководитель — он получает деньги за заказы и товар, рассчитываясь с поставщиками и выплачивая заработную плату сотрудникам. Если компания крупная, то заниматься финансами может как специально обученный кассир, так и бухгалтер.

Следует понимать отличие кассового аппарата от кассы предприятия

Для предпринимателей необходимо иметь:

1. ПКО (приходной кассовый ордер). Он составляется, когда предприятие получает наличность. В случае если у вас имеется кассовый аппарат, то можно выписывать единый ПКО на конец рабочего дня.
2. РКО (расходный кассовый ордер). Он составляется, когда предприятие передает наличность. Назначение может быть любое, будь то заработная плата, оплата за сырье или налоги.
3. КО-4 (кассовая книга). В ней указываются сведения обо всех выписанных ПКО и РКО. Ответственное лицо обязано постоянно контролировать правильность оформления и сверять остатки по КО-4.
4. КО-5 (книга учета). В случае если в вашей компании работает два и более кассира, то в книгу вносятся все манипуляции, проходящие между ними (получение, передача и пр). При этом каждая операция подтверждается подписями.
5. Ведомости (платежная, расчетно-платежная). Выплата заработной платы, передача денег и прочие движения отмечаются и фиксируются с соответствующими подписями.

Отметим, что вести документы можно как в бумажном, так и в цифровом виде на компьютере.

Лимитирование наличности

Существует такое понятие, как лимитирование остатка на кассе — это количество наличных денег, которое может остаться в ней после окончания рабочего дня. Если лимит превышен, то его необходимо сдавать в банк. В некоторых случаях в кассе можно оставить средства, превышающие лимит — в праздничные дни, если банк не работает, в случае, если в данный день необходимо платить заработную плату и пр. Лимит определяется руководителем компании и закрепляется приказом. Срок действия приказа может быть различным: к примеру, на 1 год либо до выпуска нового приказа.

Обратите внимание: с 2014 года мелкие предприниматели могут не использовать лимит и не передавать деньги в банки. Данная норма касается только компаний, в которых работает более 100 сотрудников, а общая выручка за прошлый год составила более 800 000 000 рублей.

Принципы передачи денежных средств

Согласно требованиям законодательства, контроль за соблюдением кассовой дисциплины должно нести ответственное лицо — им может быть как сам руководитель, так и кассир или главбух. Обязательно соблюдайте требования законодательства, чтобы не попасть под санкции налоговой инспекции.

Кассовые дела ведет бухгалтер, кассир или сам ИП

Давайте рассмотрим, как именно должен проходить процесс передачи подотчетных денежных средств. К данным средствам относятся деньги, которые выдаются из кассы для оплаты имеющихся расходов хозяйственного назначения. Это могут быть средства для командировки, на закупку сырья или комплектующих и пр. Чтобы получить средства, сотрудник пишет соответствующее заявление, в котором указывает свое ФИО, необходимую сумму, цель получения. После этого заявление передается бухгалтеру или руководителю, который ставит на ней подпись и деньги выдаются под расписку. После получения средств рабочий должен отчитаться о целевом использовании наличности через три рабочих дня после завершения срока их расходования, или же в день, когда он выходит на работу.

Пример: сотрудник В. Николаев был направлен в командировку с 20.08.2017 по 02.09.2017, получив 15 тысяч на текущие расходы. 2-го сентября он вернулся, но не вышел на рабочее место, поскольку это была суббота. В понедельник он возвращается на работу и сдает билеты, чеки и другие документы, которые подтверждают законность использования средств.

При выдаче наличности следует учитывать имеющиеся ограничения — по одному договору нельзя проводить более 100 000 рублей наличности. Следует помнить, что наличные средства запрещается использовать для погашения имеющихся займов, дивидендов или оплаты аренды — подобные операции проводятся по безналичному расчету.

Контроль за соблюдением правил

Рассмотрим, кто осуществляет проверку кассовой дисциплины. До 12 года этим занимались исключительно финансовые компании (банки). С 12 года данная функция была передана налоговой службе. Проверку она проводит в ходе выезда на предприятие или в компанию, при этом проверяются следующие параметры:

1. Насколько верно ведется отчетность.
2. Правильно ли проводится работа с кассовыми аппаратами.
3. Насколько точно заполнены документы (кассовая книга, расходные и приходные ордера).
4. Выдаются ли чеки покупателям и соответствуют ли они реальным покупкам.

Проверки проводятся согласно графику. Однако при наличии жалоб покупателей или обнаружении каких-то недостатков они могут быть и внеплановыми.

Санкции за нарушение

Если в ходе проверки будут обнаружены несоответствия, то налоговый орган вправе наложить штраф за нарушение кассовой дисциплины. Детальнее узнать о размерах можно в статье 14.5 и 15.1 Админкодекса РФ.

Обратите внимание: если в Админкодексе отсутствуют нарушения, которые пытается навязать контролирующий орган, то и штраф платить не нужно.

Грамотный руководитель должен знать, за что ему могут выписать штраф, а за что нет, чтобы не сталкиваться с давлением и произволом со стороны налоговых органов. Они достаточно часто выписывают штрафы за мнимые нарушения, при которых можно было бы ограничиться предупреждением, но не спешите их оплачивать. Если подобного пункта нет в Админкодексе, то их требование незаконно и его можно оспорить.

Сегодня контроль за кассовой дисциплиной осуществляет налоговая

Рассмотрим в качестве примера реальную ситуацию — во время проверки салона красоты администратор отсутствовал на рабочем месте по причине того, что взял больничный по уходу за ребенком. При этом парикмахер, который подстригал клиента, не выдал ему чек, поскольку не разбирался в том, как действует кассовый аппарат. Данный момент был зафиксирован налоговой и, согласно статьи 14.5, на салон был наложен штраф в размере 40 тысяч рублей. Руководитель салона попытался оспорить данное решение в суде, но проиграл, поскольку нарушение о неиспользовании кассового аппарата прописано в КуАП. В принципе, руководитель салона мог бы попытаться сделать так, чтобы штраф был наложен не на организацию, а на конкретного администратора, поскольку при этом его размер равнялся бы 3—4 тысячам, поскольку задача выдачи чека входит в его обязанности, но подобная позиция даже не рассматривалась из-за незнания кодекса.

В случае если будет обнаружено нарушение лимитов, то организации грозит штраф размером от 40 до 50 тысяч. Здесь следует помнить, что лимит обязаны использовать компании с количеством сотрудников более 100 человек и оборотом более 800 миллионов в год, поэтому если налоговики выписывают вам данное нарушение, но вы попадаете под определение малого предприятия, то можно обращаться в суд и оспаривать данное решение. Также следует придерживаться общих правил хранения наличности. Согласно требованиям законодательства, на предприятии обязана быть оборудована специальная кассовая комната, в которой происходит процедура выдачи и получения денежных средств. Многие предприниматели не оборудуют ее, храня наличность в сейфе, что по сути является нарушением и облагается штрафом в 40—50 тысяч рублей. Но доказать факт такого нарушения достаточно сложно — налоговики должны найти свободный “кэш”, пересчитать его, внести сумму и нарушение в протокол, указать, почему имеющееся помещение не отвечает требованиям закона, указать дату и место нарушения. Если же какие-то из этих требований будут нарушены, то суд встанет на сторону предпринимателя, что уже неоднократно происходило.

Одним из наиболее распространенных нарушений считается неоприходование наличности согласно правилам. Если такое нарушение было зафиксировано, то на предпринимателя накладывается штраф 40—50 тысяч рублей. При этом налоговая может организовать внезапные проверки, чтобы проконтролировать, не повторяется ли данное нарушение, поскольку неоприходование наличности должным образом является прямым путем к уклонению и сокрытию доходов. Не менее популярна и процедура, когда предприниматель намеренно или по незнанию вылазит за ограничение на расчет наличностью с другим предпринимателем. Здесь следует учитывать, что в случае, если договора как такового нет, а оплата идет по накладным, то действует это же ограничение.

Если поставка разовая, то никаких проблем с этим не будет, но если товар поставляется на постоянной основе, то у налоговиков могут возникнуть обоснованные претензии по поводу того, почему между двумя субъектами не заключен договор. Не забывайте, что 100 тысяч — это лимит в рамках одного договора, а не в сутки или в пределах одной операции, поэтому правильно оформляйте свои сделки и взаимоотношения с другими предпринимателями. Иначе вам не избежать ответственности за нарушение кассовой дисциплины со штрафами и последующими проверками, как плановыми, так и внеплановыми.