Что такое штатное расписание предприятия

Многие предприниматели считают штатное расписание организации анахронизмом. Это мнение они подкрепляют тем, что составление штатного расписания не является строго обязательным. Однако, практика работы контролирующих органов показывает, что многие из них при проверках (особенно организаций с численностью сотрудников более 50-100 человек) требуют от руководителей представить этот документ. Более того, есть случаи, когда при его отсутствии на руководителей налагаются административные взыскания.

Ситуация усугубляется тем, что некоторые предприниматели даже не знают, что такое штатное расписание, и искренне считают, что это список занятых на их предприятии и указанием должностей и зарплат. Поэтому знание того как составить штатное расписание предприятия должен знать не только кадровик, но и руководитель организации (предприятия).

Найти пример, как выглядит штатное расписание, не составляет труда. Его форма утверждена Госкомстатом РФ в 2004 году. Однако этот документ не дает ответа на вопрос как составить штатное расписание правильно. Здесь возникает несколько организационных вопросов. Рассмотрим все по порядку. Во-первых, когда составляется штатное расписание? Здесь нет обязательных требований. Более того, дата составления этого документа и введение его в действие может не совпадать. Во-вторых, на какой период составляется штатное расписание? Это тоже прерогатива руководителя. Обычно срок действия не указывается, а изменения в этот документ вносятся по мере необходимости отдельными приказами. В-третьих, кто составляет штатное расписание на предприятии? На крупных предприятиях (особенно государственных) этим занимаются специалисты планового и планово-экономического отдела. На небольших предприятиях эти обязанности выполняют кадровые службы, а на малых предприятиях – бухгалтерия. Как часто утверждается штатное расписание определяет руководитель самостоятельно.

Таблица штатного расписания

1. Колонка 1. Для заполнения этой графы необходимо определиться со структурой предприятия/организации. Это, как правило, прерогатива собственника или руководителя. Что такое структура организации? Это перечень структурных подразделений (филиалов, секторов, отделов, цехов и т. д.). При составлении структуры предприятия следует избегать «вычурных» наименований с обилием иностранных терминов.
2. Колонка 2. Каждому подразделению присваивается код. Обычно это просто порядковый номер в соответствии с иерархией (то есть начиная от администрации завода до кладовщиков или службы по уборке помещений). Заполнение этой графы необязательно.
3. Колонка 3. В этой колонке должна быть указана должность/специальность работника и требования к его квалификации/разряду. Лучше всего указывать должности в соответствии с классификаторами профессий и должностей. Это облегчает кадровикам заполнение трудовых книжек и иных нормативных документов. Однако время идет вперед и справочники не успевают за изменениями. Поэтому при необходимости, можно предусматривать должности, не введенные в классификаторы. Не стоит только гнаться за «красивостью» наименования, если есть стандартный аналог. Вряд ли стоит вместо «уборщик помещений» писать «ведущий специалист по клинингу». Но если профессия/должность входит в перечень профессий, которые позволяют выйти на пенсию досрочно или претендовать на иные льготы, то она должна быть записана точно в соответствии с классификатором. Если этого не сделать, то работник может при выходе на пенсию потерять соответствующий трудовой стаж.
4. Колонка 4. Количество штатных единиц может быть дробным, например, 1.75. Необходимо понимать, что количество штатных единиц и количество работающих не обязательно совпадает. Например, цифра 1.75 может означать, что один человек работает на 1,5 ставки, а сотрудник другого отдела выполняет соответствующие обязанности по совместительству на 0.25 ставки. Для того чтобы не вносить часто изменения количество штатных единиц можно указать с небольшим «запасом».
5. Колонка 5. Сюда вписывают должностной оклад/ставку. Здесь главное – оклад не должен быть меньше минимального размера оплаты труда, действующего на момент составления документа. На государственных предприятиях размер оплаты труда на различных должностях регулируется нормативными актами, а на частных может быть произвольным и зависеть от финансовых возможностей фирмы. Не секрет, что часто люди, работающие на той же должности на одном предприятии, получают разный оклад. Можно ли предусмотреть вилку окладов. Это прямо не запрещено, но лучше регулировать этот вопрос надбавками и премиями, о которых мы будем говорить ниже.
6. Колонки 6-8. Здесь отражаются надбавки в окладу/зарплате. При необходимости таких надбавок может быть больше и меньше трех. На частных предприятиях их размер выражается в фиксированной сумме или в процентах к окладу и может быть произвольным.
   
   

   Следует иметь в виду, что размер фиксированной надбавки может не меняться при изменении оклада.

   На государственных предприятиях надбавки регулируются соответствующими постановлениями и приказами вышестоящих органов или приказом по предприятию (в пределах компетенции руководителя). Часто размер и назначение надбавок регулируется коллективным договором. Следует различать надбавки и премии. Размеры премии не отражаются в штатном расписании.

7. Колонка 9. Это простая сумма оклада и надбавок и не требует отдельных комментариев.
8. Колонка 10. Здесь можно обосновать отклонения от рекомендованных окладов или не заполнять ее вовсе.

Таблица штатного расписания подписывается составителем и главным бухгалтером, а утверждается руководителем организации. Штатное расписание, как и любые изменения в нем, вводятся в действие специальным приказом руководителя предприятия/организации.