Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей

Большинство людей, трудящихся в коммерческих или бюджетных структурах, выполняет свои должностные обязанности в полной мере, иногда даже перерабатывая и беря на себя больше ответственности, чем положено по договору или закону. Но иногда возникают такие ситуации, когда работник не успевает или не может выполнить свою работу либо же выполнению этой работы препятствуют какие-либо обстоятельства. Начальство негативно относится к подобным просчетам и может наказать работника лишением премии или выговором. Чтобы расставить точки над i и разобраться в ситуации, работник составляет объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей, в которой поясняет, что привело к возникновению спорной ситуации и делает соответствующие выводы. Рассмотрим, как правильно ее составлять и что необходимо указывать в этой бумаге.

Введение

Объяснительная от сотрудника необходима руководству для того, чтобы как-то обосновать дисциплинарное взыскание, которое планируется применить к сотруднику за то, что он не выполняет свои трудовые обязанности либо нарушает трудовую дисциплину. Но не нужно думать, что если записки не будет, то и наказание не применят — работодатель может обойтись без нее.

Объяснительная является ответом на запрос работодателя по сложившейся ситуации

Объяснительная носит скорее ознакомительный характер, рассказывая о причинах проступка или ситуации — если в нее внести уважительные и объективные причины, которые действительно имели место быть, то и работодатель не будет применять дисциплинарные меры к работнику.

В каких случаях составляется

Рассмотрим, в каких случаях руководитель может заставить сотрудника писать объяснительную записку:

1. Нарушение трудового распорядка дня, то есть прогул или опоздание.
2. Сотрудник не выполнил должностные обязанности, благодаря чему компания или организация понесла ущерб (моральный или материальный).
3. Сотрудник допустил какую-то ошибку, приведшую к потерям (в том числе и репутационным).

Внимание: нарушением признается действие или бездействие, которое было письменно регламентировано или документально запрещалось. В остальных случаях наказывать сотрудника нельзя.

К примеру, это может быть режим работы предприятия или должностная инструкция, в которой прописаны определенные действия. Если действия сотрудника не указаны в должностной инструкции, и он их не выполнил, то и наказание к нему применяться не может. Из этого следует, что обязательства работника нужно рассматривать только в документально подтвержденной форме — это может быть трудовой кодекс, должностная инструкция, трудовой договор, инструкция по внутреннему распорядку и прочее. Запомните, что за нерегламентированные требования нельзя применять к сотруднику меры дисциплинарного взыскания, иначе он может обжаловать их в трудовой инспекции и суде со всеми вытекающими отсюда последствиями в виде штрафов и проверок.

Как составить документ

Далее разберем, что написать в объяснительной за невыполнение обязанностей, чтобы она была принята руководителем. Первое, на что нужно обратить внимание, так это на срок давности происшествия. Если оно произошло позже, чем полгода назад, то ничего оформлять не нужно. При этом если ошибку выявили не сразу, а через некоторое время, то объяснительная также пишется после выявления (если прошло больше 30 дней, то считается, что ошибка не критична).

Объяснительная пишется вручную или распечатывается на компьютере

Данный документ не имеет строгой формы и составляется в свободной, от первого лица, в следующем порядке:

1. Получатель документа (обычно пишется на имя руководителя предприятия или непосредственного начальника) и автор текста (ФИО и должность).
2. Далее вставляется название документа, в нашем случае это будет объяснительная записка.
3. Тело письма, в котором указывается необходимая информация о происшествии, а также причины, по которым инцидент произошел.
4. Заключение. Если у вас есть уважительные причины, по которым возникла ситуация, то их необходимо прописать. Оптимальный вариант — если у вас будут документы, подтверждающие возникшие причины. Если причин нет и оплошность была допущена сознательно, то следует взять на себя ответственность за происшествие и пообещать, что в будущем подобное не повторится. Если есть возможность исправить сложившуюся ситуацию, то об этом необходимо обязательно написать.

Нюансы составления

Рекомендуем при написании использовать следующие советы:

1. Пишите правду, какой бы горькой она ни была. Не нужно пытаться перекручивать информацию или приукрашать реальность — рано или поздно руководство узнает об обмане, что может вылиться в серьезные последствия.
2. Если вы виноваты сами, то не нужно сбрасывать вину на коллег, сотрудников, руководство. Это приведет к ухудшению отношений и увеличению дисциплинарного взыскания.
3. Не рекомендуется писать, что вы что-то не умеете или не знаете. Это приведет к тому, что руководитель задумается о вашей компетенции, а также станет понятно, что вы не изучали должностную инструкцию.
4. Не грубите и не угрожайте в тексте письма, соблюдайте правила приличия и старайтесь не допускать ошибок. Это только ухудшит ситуацию.
5. Пишите так, чтобы у руководства, которое прочитает документ, остались положительные эмоции. Это не значит, что нужно прибегать к юмору — просто честно опишите происшествие, его причины и свои выводы.

Старайтесь писать простыми словами, без канцелярских оборотов и сложных предложений. Опишите ситуацию, сообщите, почему она произошла. К примеру, если вы заболели, но все равно вышли на работу, то могли потерять внимание или допустить ошибку. В некоторых случаях полезно будет указать, что вы неточно поняли распоряжение начальства (если оно действительно было запутанным), или указать на то, что вы чересчур загружены, что привело к возникновению инцидента.

Старайтесь составлять объяснительную простыми словами

Какие меры дисциплинарного взыскания применяются

Ниже мы приведем пример объяснительной записки, а сейчас рассмотрим, какие именно меры руководство может применить к своим работникам и как происходит этот процесс. Итак, сотрудник составляет пояснительную, после чего передает ее непосредственному начальнику. Тот изучает бумагу и принимает решение о необходимости введения дисциплинарной ответственности. Если решение будет принято, то руководство издает приказ, согласно которому наказание вступает в силу. В качестве приложения к приказу прикладывается сама записка от рабочего, а также документы, в которых фиксируется факт инцидента и то, к каким последствиям он привел.

В приложения можно добавлять практически любые бумаги — табель учета раб. времени, жалобы, докладные записки, выписки, штрафы и пр., которые подтверждают нанесение ущерба. При этом работник может официально отказаться от составления бумаги, что, впрочем, никак не влияет на решение руководителя. Если хотите перестраховаться, то возьмите акт об отказе в составлении бумаги у двух сотрудников, которые были свидетелями отказа, и приобщите его к общему делу.

Далее рассмотрим образец объяснительной о невыполнении обязанностей. Документ может составляться как в письменном, так и в печатном виде.

                                                                                                             Руководителю ООО “Светлячок” Иванову А.Б.

                                                                                                              от продавца Еремеевой С.Н.

                                                             Объяснительная записка

Я, Еремеева Светлана Николаевна, работаю продавцом в магазине “Светлячок”, расположенном по адресу г.Москва, ул. Старопочтовая, 12, с 2016 года. Я детально ознакомлена со своими должностными обязанностями и внутренними распоряжениями. 12 апреля на меня была составлена жалоба со стороны клиента Лисовой М.В., которая не смогла совершить покупку в нашем магазине.

По данному поводу поясняю, что, согласно правилам внутреннего распорядка, я работаю с 10-00 до 19-00, равно как и рабочий график у магазина. Клиентка явилась в магазин в 19-05, когда я уже закрыла и сняла кассу, а магазин официально не работал, поэтому я не могла пробить ей товар. Виновной в данном инциденте себя не признаю ввиду законности своих действий.

                                                                                                                            Еремеева С.Н. /Подпись./