Должностная инструкция менеджера по закупкам

В чем заключается работа менеджера по закупкам и что делает этот человек? Некоторые руководители считают, что на этой должности можно сэкономить и вообще отменить ее, взвалив вопросы по закупкам на бухгалтерию или маркетологов. В небольших компаниях, которые не производят регулярных закупок, это действительно так. Но если вам нужно выстроить четкую стратегию закупок, наладить тесные связи с поставщиками, добиться поставок точно в срок и по минимальной цене, то вам просто необходим грамотный и профессиональный менеджер по закупкам.

Что делает менеджер по закупкам

Обязанности данного специалиста зависят от сферы деятельности компании, в которой он работает. В идеале, он должен найти качественного поставщика нужной продукции (сырья), который предлагает оптимальную цену и качество, а также несет ответственность за сроки поставок.

Качественный менеджер по закупкам подберет надежных поставщиков и договорится о скидках

Менеджер должен уметь разговаривать с людьми, подстраиваться под них и убеждать. Профессионалы часто могут договориться с партнерами об отсрочках по платежам, о введении системы “бери и плати” вместо “плати и бери”, о возврате нереализованной продукции и др. Этот человек должен держать в голове большие объемы информации и правильно пользоваться ей. Он же составляет план закупок определенных групп товаров, а также общую стратегию с учетом производственных мощностей, размера складов или сезонности продаж.

Обратите внимание: в некоторых сферах бизнеса продажи продукции достаточно прогнозируемые, поэтому менеджер составляет линейный план закупок и придерживается его.

Такая ситуация может быть на небольшом производящем предприятии. Оно закупает сырье, перерабатывает его и продает готовую продукцию в полном объеме.

В других случаях (а таких большинство) продажи не прогнозируемые и нелинейные. Как пример: ювелирная продукция, парфюмерия, различные эксклюзивные товары, брендовая одежда и обувь, шубы и др. Здесь необходимо точное планирование для получения максимальной прибыли.

Главной задачей данного специалиста является оптимизация и упрощение процесса закупок товаров/сырья. Он должен точно знать, сколько и чего необходимо для производства/продаж в конкретный период времени. Грубо говоря, должностная инструкция менеджера по закупкам — это свод правил, которые говорят сотруднику, как эффективно выполнять свои обязанности и обеспечивать появление товаров в нужном месте в заданное время. Менеджер должен не допустить возникновения вынужденных простоев и потерь доходов компании.

Как стать менеджером по закупкам

На данный момент наши ВУЗы не выпускают специалистов такого профиля, хотя потребность в них растет с каждым годом. Обычно в профессию приходят из маркетологов, офис-менеджеров, логистов и продажников. Эти люди так или иначе связаны с закупками, поэтому повышая свои навыки, становятся хорошими специалистами.

Менеджер по закупкам должен составить эффективную стратегию и найти лояльных поставщиков

Стать менеджером по закупкам можно и без высшего образования. Но вы вряд ли сможете устроиться в крупную компанию. Там наличие корочки (желательно профильной) является обязательным условием. Лучше всего, если у вас будет экономическое и психологическое образование. Работа предусматривает составление графиков и отчетов, работу с финансами, проведение регулярных встреч с людьми разного возраста и социального положения. Достаточно часто люди этой профессии уезжают в командировки — им приходится искать поставщиков из других регионов и даже стран. Поэтому в дополнение к вышеперечисленным навыкам необходимо хорошее знание иностранных языков (обязательно английского и бонусного китайского, немецкого, турецкого, итальянского).

Сейчас есть достаточно много различных курсов повышения квалификации и обучения построению стратегий закупок. Пройдя их, вы получите необходимую корочку и сможете быстрее погрузиться в специфику этой важной и интересной профессии.

Обязанности

В должностные обязанности менеджера по закупкам входит:

1. Составление плана закупок, согласно которому будет обеспечено постоянное наличие необходимого сырья, продукции или товаров.
2. Поиск новых поставщиков, предлагающих лучшие условия, чем имеющиеся.
3. Поддержание отношений с проверенными поставщиками.
4. Составление заявок на поставки.
5. Контроль процесса поставки.
6. Анализ рынка, предоставление руководству предложений по изменению ассортимента на более перспективный.
7. Контроль за количеством продаж и корректировка плана закупок.
8. Следить за рынком и отслеживать новые предложения поставщиков.
9. Следить за исполнением контрактов с поставщиками и не допускать возникновения задолженностей со стороны компании.
10. В некоторых случаях давать консультации продавцам о новых товарах.

Многие считают, что следить за наличием нужного сырья/продукции на складе означает просто забить их под завязку, договорившись с поставщиком о выгодных условиях. Но это не так. Этим вы свяжете свободные средства и увеличите расходы на складские услуги. Грамотный менеджер по закупкам понимает это, поэтому товары/сырье приходят на склады в то время и в том количестве, в котором они нужны. Это также сокращает размер оборотных средств и повышает прибыль компании.

У менеджера по закупкам может быть хороший карьерный рост

Качества и навыки

Давайте разберем требования к правильному менеджеру по закупкам:

1. Хороший уровень владения компьютером, знание офисных и складских программ.
2. Умение работать с людьми, умение убеждать и добиваться результатов.
3. Склад ума — аналитический.
4. Понимание экономических основ.
5. Понимание принципов работы логистики, таможни, транспортных компаний.
6. Ответственность и способность принимать решения.
7. Умение эффективно планировать.
8. Умение расставлять приоритеты.

Плюсы и минусы профессии

К достоинствам профессии можно отнести рост круга общения, изучение тенденций рынка и наличие интересных командировок. Зарплата менеджера зависит от его профессионализма и размера компании. Стандартная “вилка” зарплат для этого специалиста в 2015 году: от 20 до 100 тысяч рублей.

Из недостатков — высокая ответственность. Если менеджер ошибется, то производство может остановиться из-за отсутствия сырья, а магазин потерять выручку из-за не вовремя закончившегося товара.

Хороший специалист может построить успешную карьеру на этой должности. При правильном планировании и оптимизации расходов он сможет получить должность руководителя закупок или перейти в сферу продаж или логистики.